Soggiorno minimo e notti orfane: come evitare i buchi nel calendario?

Una durata minima di soggiorno evita le prenotazioni troppo brevi per essere redditizie, ma una regola troppo rigida crea notti orfane: una o due notti libere incastrate tra due prenotazioni, che nessuno può più prenotare. La soluzione consiste nell'adattare la durata minima a ogni stagione, scegliere con cura i giorni di arrivo, poi nell'allentare puntualmente la regola sui buchi che compaiono. GDA Kraft Booking, il plugin prenotazioni WordPress sviluppato da Global Digital Agency, imposta la durata minima per piano tariffario e per stagione, e i giorni di arrivo per alloggio; questo articolo spiega come sceglierli.

Le definizioni utili

• La durata minima di soggiorno è il numero di notti al di sotto del quale una prenotazione viene rifiutata (ad esempio 2 notti, o 7 notti in agosto).
• La durata massima di soggiorno è l'eventuale limite superiore.
• I giorni di arrivo e di partenza sono i giorni della settimana consentiti per iniziare e terminare un soggiorno (ad esempio solo il sabato in alta stagione).
• Una notte orfana è una notte libera isolata tra due prenotazioni, più corta della durata minima, quindi invendibile così com'è.
• Un giorno cuscinetto è una giornata bloccata volontariamente tra due soggiorni, ad esempio per le pulizie.

Perché fissare una durata minima?

Ogni soggiorno ha un costo fisso: accoglienza, pulizie, biancheria, tempo di comunicazione. Più il soggiorno è breve, più questo costo pesa su ogni notte. Una durata minima protegge il Suo margine e la Sua organizzazione, soprattutto quando le pulizie sono fatte da Lei o da un'impresa che si sposta.

Alcuni riferimenti, da adattare alla Sua situazione:

La durata minima si definisce sul piano tariffario ("Soggiorno minimo") e, per un periodo, in ogni stagione ("Minimo") della sezione "Tariffe e stagioni" dell'alloggio, come descritto in Stagioni e tariffe. I giorni di arrivo e di partenza, invece, si impostano per tutto l'anno nella sezione "05 Prenotazione" ("Giorni di arrivo consentiti", "Giorni di partenza consentiti"): non cambiano con la stagione, e per la sola alta stagione un soggiorno minimo di 7 notti è spesso la migliore alternativa. Il calendario di prenotazione disattiva i giorni di arrivo non consentiti, e un messaggio invita l'ospite a modificare le date se la durata minima non è rispettata.

Come nascono le notti orfane?

Esempio fittizio: in un appartamento al mare, a giugno la durata minima è di 3 notti. Un soggiorno termina martedì 9, un altro inizia giovedì 11. Le notti di martedì 9 e mercoledì 10 sono libere, ma formano solo 2 notti: nessuna prenotazione può occuparle.

Le cause più frequenti:

• una durata minima elevata applicata fuori dall'alta stagione;
• prenotazioni importate via iCal dai portali, che non rispettano le Sue regole sui giorni di arrivo;
• giorni di arrivo liberi in alta stagione, che frammentano le settimane.

Come riempire una notte orfana?

L'allentamento automatico della durata minima sui buchi del calendario non fa parte, a oggi, delle funzioni di GDA Kraft Booking. Può farlo a mano, sapendo che una stagione può solo aumentare la durata minima: il soggiorno minimo applicato è il più alto tra quello del piano tariffario, quelli delle stagioni che coprono la data di arrivo e un eventuale "Soggiorno minimo forzato". Per vendere un buco, quindi, la regola rigida non deve più coprire quelle date:

1. Individui il buco nel calendario (Kraft Booking › Planning e tariffe, scheda "Disponibilità").
2. Nella sezione "Tariffe e stagioni", mantenga un "Soggiorno minimo" basso sul piano tariffario (per esempio 2 notti) e affidi le durate rigide alle stagioni.
3. Modifichi la stagione rigida che copre il buco perché termini prima di quelle date, dividendola se necessario in due stagioni. Può creare per il buco una stagione breve (per esempio « Buco dal 9 all'11 giugno ») senza minimo e, se lo desidera, con un prezzo leggermente inferiore.
4. Verifichi il risultato con il "Simulatore di preventivo" di Kraft Console › "Tariffe".
5. Ripristini le stagioni una volta passate o prenotate le date.

Per far conoscere queste date, un messaggio ai Suoi ospiti precedenti con un codice promozionale mirato è una strada più discreta di un ribasso di prezzo pubblico (si veda Codici promozionali e casa vacanze).

Come prevenire invece di curare?

• Imponga un giorno di arrivo fisso nei periodi molto richiesti: i soggiorni si incastrano senza buchi.
• Abbassi la durata minima con l'avvicinarsi delle date: un mese prima, una settimana ancora libera a giugno può accettare 3 notti invece di 7.
• Allinei le Sue regole sui portali: se il Suo annuncio Airbnb accetta 2 notti e il Suo sito 7, i soggiorni brevi importati creeranno buchi sul Suo sito.
• Combini con i giorni cuscinetto: un giorno bloccato per le pulizie conta come non disponibile; ne tenga conto per calcolare la durata minima utile (si veda Evitare l'overbooking).
• Preferisca uno sconto da 7 notti (effetto « prezzo settimanale ») per incentivare la settimana intera invece di una durata minima rigida (si veda Sconto per soggiorni lunghi e tariffa settimanale).

Domande frequenti

La durata minima si applica alle prenotazioni importate da Airbnb?

No. Le prenotazioni importate via iCal sono semplici blocchi di date: le Sue regole di durata minima si applicano solo alle prenotazioni effettuate sul Suo sito. Allinei quindi le Sue regole su ogni portale.

Che cosa vede l'ospite se il suo soggiorno è troppo breve?

Un messaggio gli indica la durata minima applicabile e lo invita a modificare le date. I giorni di arrivo non consentiti sono disattivati nel calendario.

Quale durata minima scegliere per impostazione predefinita?

Non esiste un valore universale. Parta dal costo di un soggiorno (pulizie, accoglienza): la durata minima deve far sì che questo costo resti ragionevole per notte, poi la adatti stagione per stagione secondo la domanda osservata.

Una stagione prioritaria modifica anche il prezzo?

Sì, se le assegna un prezzo diverso: la stagione prioritaria fissa il prezzo delle notti che copre. Non può però allentare la durata minima di una stagione più ampia che copre la stessa data di arrivo: si applica sempre il minimo più alto. Per allentarla, accorci o divida la stagione rigida.