Acconto, saldo e tassa di soggiorno: configurare i pagamenti di un affitto

Con Kraft Pay, l'ospite paga un acconto al momento della prenotazione, poi il saldo viene addebitato automaticamente prima dell'arrivo, senza che debba tornare sul suo sito. La tassa di soggiorno viene aggiunta all'importo dovuto secondo la regola che lei inserisce per ogni alloggio. Una conferma viene emessa automaticamente; fatture e note di credito si emettono dal fascicolo della prenotazione.

Configurare l'acconto

L'acconto si imposta per piano tariffario, nella scheda dell'alloggio (non esiste un'impostazione globale in Impostazioni):

1. Apra Kraft Booking › Alloggi e clicchi su "Configura" per l'alloggio interessato.
2. Sotto la scheda, apra la sezione "Tariffe e stagioni", pannello "Acconto e saldo".
3. Per ogni piano tariffario, indichi l'"Acconto (%)": per esempio 30. Il valore 100 (predefinito) fa pagare l'intero soggiorno alla prenotazione.
4. Indichi il "Saldo dovuto prima dell'arrivo (giorni)", per esempio 30.
5. Clicchi su "Salva lo scadenzario".

L'acconto è sempre una percentuale del totale del soggiorno (notti, servizi, tasse e commissione di servizio inclusi): non esiste un acconto a importo fisso. La stessa impostazione è disponibile in Kraft Console › "Tariffe" ("Acconto alla prenotazione (%)").

Se la prenotazione viene effettuata meno giorni prima dell'arrivo rispetto al termine scelto, alla prenotazione viene incassato solo l'acconto; il saldo, già scaduto, viene addebitato al passaggio successivo dell'addebito automatico, che avviene una volta al giorno. Per incassare l'intero soggiorno in una volta, imposti l'acconto al 100 %.

Come avviene il pagamento del saldo

Alla prenotazione

Al pagamento dell'acconto, la carta dell'ospite viene registrata da Stripe per il pagamento del saldo: il suo sito non vede né conserva alcun numero di carta.

Prima dell'arrivo

Alla scadenza, l'estensione chiede a Stripe di addebitare la carta registrata per l'importo del saldo (commissione di servizio inclusa, veda La commissione dello 0,9 %). Questo addebito avviene fuori sessione, cioè senza che l'ospite sia presente sul sito.

Sono possibili tre esiti:

Nell'amministrazione non esiste un elenco "Saldi in sospeso". Per seguire i saldi, usi Kraft Console › "Prenotazioni", scheda "Pagamenti da seguire" (stati "Saldo in arrivo", "Saldo pagato", "Saldo da pagare (azione richiesta)"), oltre al promemoria Impostazioni › "Promemoria automatici" › "Ricorda il saldo dovuto prima della scadenza".

Registrazione manuale

Se l'ospite le paga il saldo con bonifico, assegno o contanti, lo registri in Kraft Console › "Prenotazioni", sulla prenotazione, con "Registra un pagamento ricevuto offline": una volta pagato il totale, il saldo passa a "Saldo pagato" e non avviene alcun addebito automatico. Nell'amministrazione WordPress, "Aggiungi un pagamento offline" (sezione "05 Pagamenti" del fascicolo) registra anch'esso il pagamento, ma non disattiva un addebito ancora programmato. Lo spazio ospite non consente, ad oggi, di pagare il saldo in anticipo.

Configurare la tassa di soggiorno

La tassa di soggiorno dipende dal suo comune e dalla classificazione dell'alloggio. Kraft Booking la aggiunge a ogni preventivo secondo la regola che lei inserisce:

1. Nella scheda dell'alloggio, apra la sezione "Servizi", pannello "Tassa di soggiorno".
2. Scelga l'unità interessata (o tutte le unità) e indichi l'"Importo / persona / notte" fissato dal suo comune, tasse aggiuntive comprese: nessuna aliquota è precompilata.
3. Se il suo comune limita il numero di notti tassate, compili il "Limite di notti (0 = illimitato)".
4. Spunti "Esenta i bambini" per esentare i minori: la casella non è spuntata per impostazione predefinita.
5. Spunti "Inclusa nel prezzo" solo se i suoi prezzi comprendono già la tassa.
6. Clicchi su "Aggiungi".

Non esiste un calcolo automatico in percentuale del prezzo della notte per persona (alloggi non classificati): inserisca un importo per persona e per notte calcolato da lei (veda Tassa di soggiorno di un alloggio non classificato). Non è nemmeno possibile scegliere quando incassarla: la tassa fa parte del totale del soggiorno e si ripartisce tra acconto e saldo con la stessa percentuale.

Il modulo di prenotazione chiede il numero di adulti e di bambini, il che permette di applicare l'esenzione dei bambini. L'importo della tassa compare su una riga distinta del dettaglio del prezzo e dei documenti, il che facilita la dichiarazione all'ente locale.

Ogni alloggio ha la propria configurazione, utile se le sue proprietà si trovano in comuni diversi.

Fatture

Una conferma viene emessa automaticamente quando la prenotazione è confermata. Fatture e note di credito si emettono dal fascicolo della prenotazione (Kraft Booking › Prenotazioni › "Apri"), sezione "04 Documenti": scelga "Fattura" o "Nota di credito", poi "Emetti il documento". Può gestirle anche in Kraft Console › "Fatture".

I documenti emessi sono disponibili nello spazio ospite. La numerazione e le diciture sono descritte in Portale ospite e fatture.

In sintesi

• Imposti l'acconto in percentuale (100 % = intero importo) e il termine del saldo, piano tariffario per piano tariffario, nella sezione "Tariffe e stagioni".
• La carta viene registrata da Stripe; il saldo viene addebitato automaticamente alla scadenza.
• In caso di 3-D Secure o di fallimento, l'ospite riceve un'e-mail per pagare il saldo e lei viene avvisato.
• La tassa di soggiorno si inserisce per persona e per notte nella sezione "Servizi", con l'esenzione dei bambini da spuntare, su una riga distinta.
• La conferma è automatica; fatture e note di credito si emettono dal fascicolo della prenotazione.