Come evitare l'overbooking tra il proprio sito, Airbnb e Booking.com?

Una doppia prenotazione (o overbooking) si verifica quando due ospiti prenotano le stesse notti su due canali diversi prima che i calendari abbiano avuto il tempo di aggiornarsi. Con la sincronizzazione iCal il rischio zero non esiste, ma diventa molto basso se ogni annuncio ha il proprio flusso, se le operazioni pianificate vengono davvero eseguite e se Lei controlla i conflitti ogni giorno. Questo articolo spiega le cause, le impostazioni di GDA Kraft Booking (il plugin di prenotazione di Global Digital Agency) che limitano il rischio e come comportarsi se succede.

Perché si verificano le doppie prenotazioni?

Il formato iCal scambia i periodi bloccati sotto forma di file che ogni strumento rilegge a intervalli regolari. Non è una connessione istantanea. GDA Kraft Booking rilegge i flussi importati ogni 15 minuti; le piattaforme rileggono il Suo export con i propri tempi, spesso tra una e alcune ore. In questo intervallo, una data può sembrare libera da entrambe le parti. Il funzionamento del formato è spiegato in Che cos'è iCal?.

Le cause più frequenti, in ordine di importanza:

Quali impostazioni adottare?

1. Un flusso per ogni annuncio

Nella scheda Sincronizzazioni di ogni alloggio, aggiunga un feed in entrata per ogni annuncio esistente e per ogni unità, annotando a quale piattaforma corrisponde ciascun numero (« Feed #… »). In senso inverso, incolli il link « Feed in uscita » dell'unità su ogni piattaforma. La procedura è descritta in Sincronizzazione iCal con Airbnb e Booking.com.

2. Un'operazione pianificata affidabile

WordPress esegue le attività pianificate solo quando un visitatore carica una pagina. Su un sito poco visitato, la rilettura iCal può accumulare ritardo. Tenga d'occhio la tabella Cronologia e avvisi di Kraft Booking › Planning e tariffe › Sincronizzazioni, lasci attivo l'avviso via e-mail (Impostazioni › « Avvisi di sincronizzazione iCal », inviato quando un feed è in errore o non si sincronizza da 3 ore) e, se necessario, crei un vero cron job presso il Suo provider di hosting, come spiegato in Risoluzione dei problemi.

3. Giorni cuscinetto

I giorni cuscinetto (scheda dell'alloggio, scheda 05 Prenotazione: « Giorni bloccati prima di ogni arrivo » e « Giorni bloccati dopo ogni partenza (pulizie) ») riservano un margine tra due soggiorni: la data di partenza di una prenotazione esterna può bloccare anche il giorno successivo. Servono soprattutto per le pulizie, ma evitano anche che un soggiorno inizi il giorno in cui un altro termina su un canale mal sincronizzato. Attenzione: un evento importato che cade in questi giorni bloccati non viene importato (è conteggiato come conflitto).

4. Un acconto immediato sul Suo sito

Una prenotazione diretta pagata online viene bloccata istantaneamente nel Suo calendario. Il rischio si concentra allora sulla finestra in cui le piattaforme non hanno ancora riletto il Suo export.

Quale routine di controllo adottare?

Una verifica breve e regolare vale più di una configurazione perfetta e dimenticata:

1. Ogni giorno: apra Planning e tariffe › Sincronizzazioni › Cronologia e avvisi. La colonna « Creati / Aggiornati / Annullati / Conflitti » segnala gli eventi importati ignorati perché si sovrappongono a una prenotazione esistente. L'avviso via e-mail, invece, segnala i feed in errore o non sincronizzati da 3 ore.
2. Ogni settimana: controlli la data dell'ultima sincronizzazione di ogni flusso. Se non avanza più, si veda Una prenotazione Airbnb non è bloccata sul mio sito.
3. A ogni modifica di un annuncio (nuova piattaforma, annuncio duplicato, annuncio ritirato): aggiunga o archivi il feed corrispondente.
4. In alta stagione: confronti visivamente i calendari delle piattaforme con quello del plugin.

Serve un channel manager?

Un channel manager si collega alle piattaforme tramite API e aggiorna disponibilità e prezzi quasi in tempo reale. GDA Kraft Booking non è un channel manager: sincronizza solo le date bloccate tramite iCal. Per uno o pochi alloggi, la combinazione di iCal, giorni cuscinetto e controllo quotidiano è in genere sufficiente. Se gestisce molti alloggi su più piattaforme con un forte volume di prenotazioni last minute, un channel manager diventa pertinente: si veda Che cos'è un channel manager?.

Cosa fare in caso di doppia prenotazione?

Se due ospiti hanno prenotato le stesse notti:

1. Individui la prenotazione più vecchia: di norma è quella da onorare.
2. Blocchi subito le date su tutti i canali per evitare una terza prenotazione.
3. Contatti rapidamente il secondo ospite, per telefono se possibile, con una spiegazione onesta.
4. Proponga una soluzione: altre date, un altro alloggio comparabile o il rimborso integrale.
5. Rimborsi senza attendere se l'ospite lo desidera. Per una prenotazione diretta, Kraft Pay consente un rimborso totale; le spese di servizio vengono rimborsate in proporzione. Emetta poi una nota di credito dalla scheda 04 Documenti della pratica.

Se la seconda prenotazione è stata presa su una piattaforma, la sua cancellazione da parte dell'host può essere regolata dalle norme della piattaforma: consulti le loro condizioni prima di agire. La procedura completa è descritta in Conflitto di prenotazione: cosa fare?.

Domande frequenti

La sincronizzazione ogni 15 minuti elimina il rischio?

No. Riduce il ritardo in una direzione (dalle piattaforme al Suo sito). Nell'altra direzione sono le piattaforme a decidere con quale frequenza rileggono il Suo export, e questo ritardo può arrivare a diverse ore.

Posso forzare una sincronizzazione?

Sì, per i Suoi feed importati: il pulsante Sincronizza di Planning e tariffe › Sincronizzazioni rilegge immediatamente il calendario della piattaforma. Non può invece obbligare una piattaforma a rileggere la Sua esportazione.

I giorni cuscinetto sono visibili agli ospiti?

Gli ospiti vedono semplicemente queste date come non disponibili nel calendario. Non vedono il motivo.

Vengono sincronizzati anche i prezzi?

No. iCal trasporta solo periodi bloccati. Le Sue tariffe vanno gestite separatamente sul Suo sito e su ogni piattaforma.