Wie vermeide ich Doppelbuchungen zwischen meiner Website, Airbnb und Booking.com?

Eine Doppelbuchung (oder Überbuchung) entsteht, wenn zwei Gäste dieselben Nächte über zwei verschiedene Kanäle buchen, bevor sich die Kalender aktualisieren konnten. Ein Nullrisiko gibt es mit der iCal-Synchronisation nicht, aber es wird sehr gering, wenn jedes Inserat seinen Feed hat, die geplanten Aufgaben tatsächlich laufen und Sie die Konflikte täglich prüfen. Dieser Artikel erklärt die Ursachen, die Einstellungen von GDA Kraft Booking (dem Buchungs-Plugin von Global Digital Agency), die das Risiko begrenzen, und das Vorgehen, falls es doch passiert.

Warum kommt es zu Doppelbuchungen?

Das iCal-Format tauscht gesperrte Zeiträume als Datei aus, die jedes Tool in regelmäßigen Abständen neu einliest. Es ist keine Echtzeitverbindung. GDA Kraft Booking liest die importierten Feeds alle 15 Minuten neu ein; die Plattformen lesen Ihren Export in ihrem eigenen Rhythmus, oft zwischen einer und einigen Stunden. In dieser Zeit kann ein Datum auf beiden Seiten frei erscheinen. Die Funktionsweise des Formats wird in Was ist iCal? erklärt.

Die häufigsten Ursachen, nach Bedeutung geordnet:

Welche Einstellungen sollte ich vornehmen?

1. Ein Feed pro Inserat

Fügen Sie im Reiter Synchronisationen jeder Unterkunft einen eingehenden Feed pro bestehendem Inserat und pro Einheit hinzu und notieren Sie, zu welcher Plattform jede Nummer („Feed #…“) gehört. Fügen Sie umgekehrt den Link „Ausgehender Feed“ der Einheit auf jeder Plattform ein. Die Vorgehensweise steht in iCal-Synchronisation mit Airbnb und Booking.com.

2. Eine zuverlässige geplante Aufgabe

WordPress führt seine geplanten Aufgaben nur aus, wenn ein Besucher eine Seite lädt. Auf einer wenig besuchten Website kann das Einlesen der iCal-Feeds in Verzug geraten. Behalten Sie die Tabelle Verlauf & Warnungen unter Kraft Booking › Planung & Preise › Synchronisationen im Blick, lassen Sie die E-Mail-Warnung aktiviert (Einstellungen › „iCal-Synchronisationswarnungen“, versendet, wenn ein Feed fehlschlägt oder seit 3 Stunden nicht synchronisiert wurde) und richten Sie bei Bedarf einen echten Cron-Job bei Ihrem Hoster ein, wie unter Fehlerbehebung erklärt.

3. Puffertage

Die Puffertage (Datenblatt der Unterkunft, Reiter 05 Buchung: „Gesperrte Tage vor jeder Anreise“ und „Gesperrte Tage nach jeder Abreise (Reinigung)“) schaffen einen Abstand zwischen zwei Aufenthalten: Das Abreisedatum einer externen Buchung kann auch den folgenden Tag sperren. Sie dienen zunächst der Reinigung, verhindern aber auch, dass ein Aufenthalt an dem Tag beginnt, an dem ein anderer auf einem schlecht synchronisierten Kanal endet. Achtung: Ein importiertes Ereignis, das auf diese gesperrten Tage fällt, wird nicht importiert (es wird als Konflikt gezählt).

4. Eine sofortige Anzahlung auf Ihrer Website

Eine online bezahlte Direktbuchung wird sofort in Ihrem Kalender gesperrt. Das Risiko konzentriert sich dann auf das Zeitfenster, in dem die Plattformen Ihren Export noch nicht neu eingelesen haben.

Welche Kontrollroutine sollte ich einführen?

Eine kurze, regelmäßige Prüfung ist besser als eine perfekte, aber vergessene Einrichtung:

1. Jeden Tag: Öffnen Sie Planung & Preise › Synchronisationen › Verlauf & Warnungen. Die Spalte „Erstellt / Aktualisiert / Storniert / Konflikte“ meldet importierte Ereignisse, die übersprungen wurden, weil sie sich mit einer bestehenden Buchung überschneiden. Die E-Mail-Warnung meldet ihrerseits Feeds, die fehlschlagen oder seit 3 Stunden nicht synchronisiert wurden.
2. Jede Woche: Sehen Sie sich das Datum der letzten Synchronisation jedes Feeds an. Schreitet es nicht mehr voran, siehe Eine Airbnb-Buchung ist auf meiner Website nicht blockiert.
3. Bei jeder Änderung eines Inserats (neue Plattform, dupliziertes Inserat, entferntes Inserat): Fügen Sie den entsprechenden Feed hinzu oder archivieren Sie ihn.
4. In der Hochsaison: Vergleichen Sie die Kalender der Plattformen mit dem des Plugins.

Brauche ich einen Channel Manager?

Ein Channel Manager verbindet sich per API mit den Plattformen und aktualisiert Verfügbarkeiten und Preise nahezu in Echtzeit. GDA Kraft Booking ist keiner: Es synchronisiert nur gesperrte Daten per iCal. Für eine oder wenige Unterkünfte reicht die Kombination aus iCal, Puffertagen und täglicher Kontrolle in der Regel aus. Verwalten Sie viele Unterkünfte auf mehreren Plattformen mit vielen Last-Minute-Buchungen, wird ein Channel Manager sinnvoll: siehe Was ist ein Channel Manager?.

Was tun bei einer Doppelbuchung?

Wenn zwei Gäste dieselben Nächte gebucht haben:

1. Ermitteln Sie die ältere Buchung: In der Regel ist sie diejenige, die eingehalten werden sollte.
2. Sperren Sie die Daten sofort auf allen Kanälen, um eine dritte Buchung zu verhindern.
3. Kontaktieren Sie den zweiten Gast umgehend, wenn möglich telefonisch, mit einer ehrlichen Erklärung.
4. Bieten Sie eine Lösung an: andere Daten, eine vergleichbare Unterkunft oder eine vollständige Erstattung.
5. Erstatten Sie ohne Verzögerung, wenn der Gast es wünscht. Bei einer Direktbuchung ermöglicht Kraft Pay eine vollständige Erstattung; die Servicegebühr wird anteilig erstattet. Stellen Sie anschließend im Reiter 04 Dokumente der Buchungsakte eine Gutschrift aus.

Wurde die zweite Buchung auf einer Plattform vorgenommen, kann ihre Stornierung durch den Gastgeber den Regeln der Plattform unterliegen: Lesen Sie deren Bedingungen, bevor Sie handeln. Das vollständige Vorgehen wird in Zwei Buchungen zu denselben Daten: Was tun? beschrieben.

Häufige Fragen

Beseitigt die Synchronisation alle 15 Minuten das Risiko?

Nein. Sie verkürzt die Verzögerung in eine Richtung (von den Plattformen zu Ihrer Website). In der anderen Richtung entscheiden die Plattformen, wie oft sie Ihren Export neu einlesen, und diese Verzögerung kann mehrere Stunden betragen.

Kann ich eine Synchronisation erzwingen?

Ja, für Ihre importierten Feeds: Die Schaltfläche Synchronisieren unter Planung & Preise › Synchronisationen liest den Kalender der Plattform sofort neu ein. Sie können eine Plattform nicht dazu zwingen, Ihren Export neu einzulesen.

Sehen die Gäste die Puffertage?

Die Gäste sehen diese Daten einfach als nicht verfügbar im Kalender. Warum sie es sind, sehen sie nicht.

Werden auch die Preise synchronisiert?

Nein. iCal überträgt nur gesperrte Zeiträume. Ihre Preise verwalten Sie weiterhin getrennt auf Ihrer Website und auf jeder Plattform.