Come proporre appuntamenti in videoconferenza?

Per proporre appuntamenti in videoconferenza, crei un servizio e compili il campo Link video (https) con il link della Sua stanza virtuale: questo link viene comunicato al cliente solo una volta confermato l'appuntamento, nell'e-mail di conferma, nei promemoria e nella sua area cliente. GDA Kraft Booking, il plugin WordPress di Global Digital Agency, non crea la riunione al posto Suo: un'integrazione con Zoom o con un altro strumento di videoconferenza non fa parte delle funzioni disponibili a oggi. Lei usa lo strumento che preferisce e ne trasmette il link. I punti di attenzione sono il fuso orario, la riservatezza del link e il pagamento a distanza.

Come funziona una consulenza a distanza con GDA Kraft Booking?

Una consulenza a distanza è un appuntamento che si svolge in video anziché in un luogo fisico. Nel plugin è un servizio come un altro, con il Link video (https) compilato; il modulo segnala il servizio con la dicitura « Video ».

Il principio:

1. il cliente prenota una fascia oraria come per un appuntamento classico;
2. una volta confermato l'appuntamento, l'e-mail di conferma mostra la riga « Link video »;
3. i promemoria via e-mail riprendono automaticamente questo link e l'area cliente propone un pulsante Partecipa all'appuntamento;
4. al momento dell'appuntamento, ciascuno entra nella stanza con il proprio strumento.

Non viene generato automaticamente alcun link unico per appuntamento: è Lei a fornire il link, uno per servizio. Finché l'appuntamento non è confermato (richiesta in attesa, pagamento non completato), il link non viene comunicato.

La modalità appuntamenti è inclusa nell'edizione scaricata dall'area clienti dell'account Kraft GDA gratuito, senza add-on da installare; all'iscrizione non è richiesta alcuna carta bancaria (veda L'account Kraft GDA gratuito).

Quale metodo scegliere per il link di collegamento?

Per un professionista che lavora da solo, la stanza permanente con sala d'attesa è la soluzione più affidabile: il cliente non può entrare prima che Lei lo ammetta, e il link non rischia di mancare in un'e-mail.

Come configurare il servizio?

In Kraft Booking › Servizi:

1. crei il servizio (Crea un servizio), per esempio « Consulenza in video 45 min »;
2. nel campo Link video (https), incolli il link della Sua stanza (deve iniziare con https://); il Luogo visualizzato può restare vuoto o indicare « In videoconferenza »;
3. regoli l'Acconto alla prenotazione (%): per clienti a distanza, il pagamento integrale online (100 %, con l'opzione « Pagamento online (Stripe / Kraft Pay) » del modulo) è spesso il più semplice, perché non c'è un « in loco »;
4. aggiunga un Tempo cuscinetto prima (minuti) da 5 a 10 minuti per collegarsi e provare l'audio;
5. selezioni gli operatori interessati, poi Salva il servizio.

Se propone lo stesso servizio in presenza e a distanza, crei due servizi distinti: il cliente sa così esattamente che cosa prenota, e il luogo mostrato è quello giusto.

Come gestire i fusi orari?

Una clientela a distanza può trovarsi in un altro Paese. Gli orari sono sempre mostrati nel fuso orario del sito (quello di WordPress), senza conversione nel fuso del cliente né promemoria della differenza oraria.

Per evitare malintesi:

• verifichi che il fuso di WordPress (Impostazioni › Generali) sia corretto; i cambi d'ora sono gestiti automaticamente;
• scriva chiaramente il fuso nella descrizione: « orari indicati all'ora di Roma »;
• lo ricordi nella Sua pagina di prenotazione, perché le e-mail riportano la data e l'ora del sito.

Se accoglie clienti stranieri, il modulo si mostra nella loro lingua tra francese, inglese, italiano, spagnolo e tedesco: veda Siti multilingue.

Come proteggere il link e i colloqui?

Un link di videoconferenza permanente dà accesso alla Sua stanza. Alcune regole:

• attivi la sala d'attesa o un codice di accesso nel Suo strumento;
• non pubblichi mai il link su una pagina pubblica del sito: inserito nel campo « Link video », viene comunicato solo ai clienti il cui appuntamento è confermato;
• cambi il link se nota connessioni indesiderate, poi aggiorni il « Link video » del servizio;
• scelga uno strumento di videoconferenza la cui informativa sulla privacy sia compatibile con la Sua attività, in particolare se affronta argomenti personali.

Per i professionisti che parlano della salute dei loro clienti, legga anche Prenotazione appuntamenti per uno studio di benessere.

Che cosa fare se il cliente non si collega?

Preveda la regola in anticipo e la scriva nella descrizione del servizio: « Oltre 15 minuti di ritardo senza notizie, la seduta è considerata non svolta. » Segni poi l'appuntamento come Assente in Kraft Booking › Appuntamenti. I promemoria, la modifica online e il pagamento alla prenotazione limitano queste situazioni; veda Come ridurre gli appuntamenti mancati?.

Domande frequenti

GDA Kraft Booking crea automaticamente una riunione Zoom?

No. Un'integrazione con Zoom o con un altro strumento di videoconferenza non fa parte delle funzioni disponibili a oggi. Inserisca Lei stesso il link nel campo « Link video (https) » del servizio, oppure lo invii al cliente.

Il link compare nei promemoria?

Sì, automaticamente, non appena l'appuntamento è confermato: la riga « Link video » compare nella conferma, nei promemoria e nell'e-mail di spostamento, e l'area cliente mostra Partecipa all'appuntamento.

Posso far pagare la seduta prima della videochiamata?

Sì. Imposti l'acconto al 100 % e scelga il pagamento online nel modulo: il cliente paga con carta, Apple Pay o Google Pay al momento della prenotazione. Le commissioni di servizio sono dello 0,9 %, ridotte allo 0,45 % fino al 30 giugno 2027, più le commissioni Stripe.

L'appuntamento si aggiunge al calendario Google del cliente?

Una sincronizzazione con il calendario del cliente non fa parte delle funzioni disponibili a oggi. Il cliente dispone della data, dell'ora e del link nelle sue e-mail. Lato team, ogni operatore può abbonare il proprio calendario al suo Feed iCal personale.