¿Cómo ofrecer citas por videoconferencia?

Para ofrecer citas por videoconferencia, cree un servicio y rellene su campo Enlace de videollamada (https) con el enlace de su sala de reuniones: este enlace se comunica al cliente solo una vez confirmada la cita, en el correo de confirmación, los recordatorios y su área de cliente. GDA Kraft Booking, la extensión de WordPress de Global Digital Agency, no crea la reunión por usted: una integración con Zoom u otra herramienta de videoconferencia no forma parte de las funciones disponibles a día de hoy. Usted utiliza la herramienta que prefiera y transmite su enlace. Los puntos de atención son la zona horaria, la confidencialidad del enlace y el pago a distancia.

¿Cómo funciona una consulta a distancia con GDA Kraft Booking?

Una consulta a distancia es una cita que tiene lugar por vídeo en lugar de en un lugar físico. En la extensión, es un servicio como cualquier otro, con el Enlace de videollamada (https) rellenado; el formulario señala el servicio con la mención «Videollamada».

El principio:

1. el cliente reserva una franja como para una cita normal;
2. una vez confirmada la cita, el correo de confirmación muestra la línea «Enlace de videollamada»;
3. los recordatorios por correo incluyen automáticamente este enlace, y el área de cliente ofrece un botón Unirse a la cita;
4. a la hora de la cita, cada uno entra en la sala con su propia herramienta.

No se genera automáticamente ningún enlace único por cita: es usted quien proporciona el enlace, uno por servicio. Mientras la cita no esté confirmada (solicitud pendiente, pago no finalizado), el enlace no se comunica.

El modo citas está incluido en la edición descargada desde el área de cliente de la cuenta Kraft GDA gratuita, sin ningún complemento que instalar; no se pide tarjeta bancaria al registrarse (consulte La cuenta Kraft GDA gratuita).

¿Qué método elegir para el enlace de conexión?

Para un profesional que trabaja solo, la sala permanente con sala de espera es la solución más fiable: el cliente no puede entrar antes de que usted lo admita, y el enlace no corre el riesgo de faltar en un correo.

¿Cómo configurar el servicio?

En Kraft Booking › Servicios:

1. cree el servicio (Crear un servicio), por ejemplo «Consulta por videollamada 45 min»;
2. en el campo Enlace de videollamada (https), pegue el enlace de su sala (debe empezar por https://); el Lugar mostrado puede quedar vacío o indicar «Por videoconferencia»;
3. ajuste el Anticipo en la reserva (%): para clientes a distancia, el pago íntegro en línea (100 %, con la opción «Pago en línea (Stripe / Kraft Pay)» del módulo) suele ser lo más sencillo, porque no hay pago «en el establecimiento»;
4. añada un Margen antes (minutos) de 5 a 10 minutos para conectarse y probar el sonido;
5. marque los profesionales afectados y después Guardar el servicio.

Si ofrece el mismo servicio de forma presencial y a distancia, cree dos servicios distintos: así el cliente sabe exactamente lo que reserva, y el lugar mostrado es el correcto.

¿Cómo gestionar las zonas horarias?

Una clientela a distancia puede encontrarse en otro país. Los horarios se muestran siempre en la zona horaria del sitio (la de WordPress), sin conversión a la zona del cliente ni recordatorio de la diferencia horaria.

Para evitar malentendidos:

• compruebe que la zona horaria de WordPress (Ajustes › Generales) es correcta; los cambios de hora se gestionan automáticamente;
• escriba la zona horaria con claridad en la descripción: «horarios indicados en hora de Madrid»;
• recuérdela en su página de reserva, ya que los correos recogen la fecha y la hora del sitio.

Si recibe clientes extranjeros, el formulario se muestra en su idioma entre francés, inglés, italiano, español y alemán: consulte Sitios multilingües.

¿Cómo proteger el enlace y las conversaciones?

Un enlace de videoconferencia permanente da acceso a su sala. Algunas reglas:

• active la sala de espera o un código de acceso en su herramienta;
• no publique nunca el enlace en una página pública del sitio: introducido en el campo «Enlace de videollamada», solo se comunica a los clientes cuya cita está confirmada;
• cambie el enlace si detecta conexiones no deseadas y actualice después el «Enlace de videollamada» del servicio;
• elija una herramienta de videoconferencia cuya política de privacidad sea compatible con su actividad, sobre todo si trata temas personales.

Para los profesionales que abordan la salud de sus clientes, lea también Reserva de citas para una consulta de terapias.

¿Qué hacer si el cliente no se conecta?

Prevea la regla de antemano y escríbala en la descripción del servicio: «Pasados 15 minutos de retraso sin noticias, la sesión se considera no realizada.» Marque entonces la cita como Ausente en Kraft Booking › Citas. Los recordatorios, la modificación en línea y el pago al reservar limitan estas situaciones; consulte ¿Cómo reducir las ausencias a las citas?.

Preguntas frecuentes

¿Crea GDA Kraft Booking automáticamente una reunión de Zoom?

No. Una integración con Zoom u otra herramienta de videoconferencia no forma parte de las funciones disponibles a día de hoy. Usted mismo introduce el enlace en el campo «Enlace de videollamada (https)» del servicio, o lo envía al cliente.

¿Aparece el enlace en los recordatorios?

Sí, automáticamente, en cuanto la cita está confirmada: la línea «Enlace de videollamada» figura en la confirmación, los recordatorios y el correo de cambio, y el área de cliente muestra Unirse a la cita.

¿Puedo cobrar la sesión antes de la videollamada?

Sí. Ponga el anticipo al 100 % y elija el pago en línea en el módulo: el cliente paga con tarjeta, Apple Pay o Google Pay al reservar. Las tarifas de servicio son del 0,9 %, reducidas al 0,45 % hasta el 30 de junio de 2027, más las comisiones de Stripe.

¿Se añade la cita al Google Calendar del cliente?

Una sincronización con el calendario del cliente no forma parte de las funciones disponibles a día de hoy. El cliente dispone de la fecha, la hora y el enlace en sus correos. Del lado del equipo, cada profesional puede suscribir su calendario a su Feed iCal personal.