Wie bieten Sie Termine per Videokonferenz an?

Legen Sie eine Leistung mit einem „Video-Link (https)“ an, der dem Kunden nach der Bestätigung des Termins mitgeteilt wird, prüfen Sie die Zeitzone und finden Sie den Link in den Erinnerungen.

Um Termine per Videokonferenz anzubieten, legen Sie eine Leistung an und tragen im Feld Video-Link (https) den Link zu Ihrem Besprechungsraum ein: Dieser Link wird dem Kunden erst nach der Bestätigung des Termins mitgeteilt, in der Bestätigungs-E-Mail, in den Erinnerungen und in seinem Kundenbereich. GDA Kraft Booking, das WordPress-Plugin von Global Digital Agency, legt kein Meeting für Sie an: Eine Integration von Zoom oder einem anderen Videokonferenz-Tool gehört derzeit nicht zu den verfügbaren Funktionen. Sie nutzen das Tool Ihrer Wahl und geben dessen Link weiter. Zu beachten sind die Zeitzone, die Vertraulichkeit des Links und die Zahlung aus der Ferne.

Wie funktioniert eine Online-Beratung mit GDA Kraft Booking?

Eine Online-Beratung ist ein Termin, der per Video statt an einem physischen Ort stattfindet. Im Plugin ist sie eine Leistung wie jede andere, mit ausgefülltem Video-Link (https); das Formular kennzeichnet die Leistung mit dem Hinweis „Video“.

Das Prinzip:

Der Kunde bucht ein Zeitfenster wie bei einem normalen Termin;
nach der Bestätigung des Termins zeigt die Bestätigungs-E-Mail die Zeile „Video-Link“;
die E-Mail-Erinnerungen enthalten diesen Link automatisch, und der Kundenbereich bietet eine Schaltfläche Am Termin teilnehmen;
zum Termin betritt jeder den Raum mit seinem eigenen Tool.

Es wird nicht automatisch ein eigener Link pro Termin erzeugt: Sie stellen den Link bereit, einen pro Leistung. Solange der Termin nicht bestätigt ist (Anfrage offen, Zahlung nicht abgeschlossen), wird der Link nicht mitgeteilt.

Der Terminmodus ist in der Edition enthalten, die Sie aus dem Kundenbereich des kostenlosen Kraft-GDA-Kontos herunterladen, ohne Add-on zu installieren; bei der Anmeldung wird keine Bankkarte verlangt (siehe Das kostenlose Kraft-GDA-Konto).

Welche Methode für den Zugangslink?

Methode	Funktionsweise	Vorteile	Grenzen
Fester Raum	Derselbe Raumlink, eingetragen im „Video-Link (https)“ der Leistung	Kein Aufwand pro Termin, Link in jeder E-Mail	Der Link ist für alle gleich: Aktivieren Sie einen Warteraum in Ihrem Tool
Link separat gesendet	„Video-Link“ leer, und der „Angezeigte Ort“ lautet „per Videokonferenz, Link wird vor der Sitzung gesendet“	Ein eigener Link pro Kunde	Manueller Aufwand bei jedem Termin, Gefahr des Vergessens
Eine Leistung pro Mitarbeiter	Jeder Mitarbeiter hat seine Leistung mit eigenem festem Raum	Jeder Behandler behält sein Tool	Mehr Leistungen zu pflegen

Für Einzelpraktiker ist der feste Raum mit Warteraum die zuverlässigste Lösung: Der Kunde kann nicht eintreten, bevor Sie ihn einlassen, und der Link kann in keiner E-Mail fehlen.

Wie richten Sie die Leistung ein?

Unter Kraft Booking › Leistungen:

Legen Sie die Leistung an (Leistung anlegen), zum Beispiel „Video-Beratung 45 Min.“;
fügen Sie im Feld Video-Link (https) den Link Ihres Raums ein (er muss mit https:// beginnen); der Angezeigte Ort kann leer bleiben oder „Per Videokonferenz“ lauten;
stellen Sie die Anzahlung bei Buchung (%) ein: Für Kunden aus der Ferne ist die vollständige Online-Zahlung (100 %, mit der Moduloption „Online-Zahlung (Stripe / Kraft Pay)“) oft am einfachsten, da es kein „vor Ort“ gibt;
fügen Sie eine Pufferzeit davor (Minuten) von 5 bis 10 Minuten hinzu, um sich zu verbinden und den Ton zu testen;
haken Sie die betreffenden Mitarbeiter an und klicken Sie auf Leistung speichern.

Bieten Sie dieselbe Leistung vor Ort und aus der Ferne an, legen Sie zwei getrennte Leistungen an: So weiß der Kunde genau, was er bucht, und der angezeigte Ort stimmt.

Wie gehen Sie mit Zeitzonen um?

Kunden aus der Ferne können sich in einem anderen Land befinden. Die Uhrzeiten werden immer in der Zeitzone der Website (der von WordPress) angezeigt, ohne Umrechnung in die Zeitzone des Kunden und ohne Hinweis auf die Zeitverschiebung.

Um Missverständnisse zu vermeiden:

prüfen Sie, ob die Zeitzone von WordPress (Einstellungen › Allgemein) richtig ist; Zeitumstellungen werden automatisch berücksichtigt;
nennen Sie die Zeitzone ausdrücklich in der Beschreibung: „Uhrzeiten in Berliner Zeit“;
wiederholen Sie dies auf Ihrer Buchungsseite, da die E-Mails Datum und Uhrzeit der Website verwenden.

Wenn Sie ausländische Kunden empfangen, erscheint das Formular in deren Sprache, unter Französisch, Englisch, Italienisch, Spanisch und Deutsch: siehe Mehrsprachige Websites.

Wie schützen Sie den Link und die Gespräche?

Ein fester Videokonferenz-Link gewährt Zugang zu Ihrem Raum. Einige Regeln:

aktivieren Sie den Warteraum oder einen Zugangscode in Ihrem Tool;
veröffentlichen Sie den Link nie auf einer öffentlichen Seite der Website: Im Feld „Video-Link“ eingetragen, wird er nur Kunden mit bestätigtem Termin mitgeteilt;
ändern Sie den Link, wenn Sie unerwünschte Verbindungen bemerken, und aktualisieren Sie dann den „Video-Link“ der Leistung;
wählen Sie ein Videokonferenz-Tool, dessen Datenschutzrichtlinie zu Ihrer Tätigkeit passt, insbesondere wenn Sie persönliche Themen besprechen.

Behandler, die über die Gesundheit ihrer Kunden sprechen, lesen auch Terminbuchung für eine Praxis.

Was tun, wenn sich der Kunde nicht verbindet?

Legen Sie die Regel vorab fest und schreiben Sie sie in die Beschreibung der Leistung: „Nach 15 Minuten Verspätung ohne Nachricht gilt die Sitzung als nicht wahrgenommen.“ Markieren Sie den Termin dann unter Kraft Booking › Termine als Nicht erschienen. Erinnerungen, Online-Änderung und Zahlung bei der Buchung begrenzen solche Situationen; siehe Wie reduzieren Sie No-Shows?.

Häufige Fragen

Legt GDA Kraft Booking automatisch ein Zoom-Meeting an?

Nein. Eine Integration von Zoom oder einem anderen Videokonferenz-Tool gehört derzeit nicht zu den verfügbaren Funktionen. Sie tragen den Link selbst im Feld „Video-Link (https)“ der Leistung ein oder senden ihn dem Kunden.

Erscheint der Link in den Erinnerungen?

Ja, automatisch, sobald der Termin bestätigt ist: Die Zeile „Video-Link“ steht in der Bestätigung, in den Erinnerungen und in der E-Mail zur Verschiebung, und der Kundenbereich zeigt Am Termin teilnehmen.

Kann ich die Sitzung vor dem Videotermin bezahlen lassen?

Ja. Setzen Sie die Anzahlung auf 100 % und wählen Sie im Modul die Online-Zahlung: Der Kunde zahlt bei der Buchung per Karte, Apple Pay oder Google Pay. Die Servicegebühr beträgt 0,9 %, bis zum 30. Juni 2027 auf 0,45 % reduziert, zuzüglich der Stripe-Gebühren.

Wird der Termin dem Google Kalender des Kunden hinzugefügt?

Eine Synchronisierung mit dem Kalender des Kunden gehört derzeit nicht zu den verfügbaren Funktionen. Der Kunde hat Datum, Uhrzeit und Link in seinen E-Mails. Auf Teamseite kann jeder Mitarbeiter seinen Kalender seinen persönlichen iCal-Feed abonnieren lassen.