Termine einrichten: Leistungen, Mitarbeiter und Zeitfenster

Neben Unterkünften verwaltet Kraft Booking auch die Terminbuchung: Massagen, Führungen, Kurse, Beratungen, Workshops. Sie legen Leistungen und Mitarbeiter mit ihren Arbeitszeiten an, und Ihre Kunden buchen selbst ein Zeitfenster auf Ihrer Website, auf Wunsch mit Online-Zahlung.

Damit die Terminmenüs erscheinen, wählen Sie zuerst die Buchungsart unter Kraft Booking › Einstellungen, Abschnitt GESCHÄFTSMODUS: „Termine (Leistungen nach Stunden)“ oder „Beides“, dann Geschäftsmodus speichern. Danach erscheinen die Menüs Termine, Leistungen, Team und Arbeitszeiten und Termin-Einstellungen.

Begriffe

• Leistung: was der Kunde bucht (z. B. „Massage 60 Min.“). Sie hat eine Dauer, einen Preis und optional einen Ort.
• Mitarbeiter: die Person (oder Ressource), die die Leistung erbringt. Jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen Zeitplan.
• Zeitfenster: eine dem Kunden angebotene Uhrzeit, automatisch aus der Dauer der Leistung und dem Zeitplan des Mitarbeiters berechnet.
• Puffer: eine Zeitspanne vor oder nach jedem Termin (Vorbereitung, Reinigung, Anfahrt).

Schritt 1: Leistungen anlegen

1. Öffnen Sie Kraft Booking › Leistungen, Abschnitt Leistung anlegen.
2. Geben Sie den Namen, eine kurze Beschreibung und optional eine Kategorie ein (nützlich bei vielen Leistungen).
3. Geben Sie die Dauer (Minuten) an und bei Bedarf das Rasterintervall (Minuten): 0 = ein Zeitfenster alle „Dauer“ Minuten; 15 bietet 9:00, 9:15 usw. an.
4. Legen Sie den Preis (inkl. MwSt., pro Platz) und die Anzahlung bei Buchung (%) fest: 100 = vollständige Zahlung; darunter wird bei der Buchung nur die Anzahlung gezahlt, der Restbetrag ist am Tag des Termins fällig.
5. Geben Sie optional einen Angezeigten Ort an (Adresse oder Raum, in den E-Mails wiederholt) und für eine Sitzung aus der Ferne einen Video-Link (https).
6. Stellen Sie die Pufferzeit davor (Minuten) und die Pufferzeit danach (Minuten) dieser Leistung ein.
7. Haken Sie die Mitarbeiter, die diese Leistung erbringen an und klicken Sie auf Leistung speichern.

Die Online-Zahlung selbst wählen Sie im Terminbuchungsmodul (Option Zahlung, siehe Schritt 5): Ohne Online-Zahlung wird der Termin direkt bestätigt und vor Ort bezahlt.

Für Leistungen mit mehreren Personen gleichzeitig (Gruppenkurse) siehe Gruppensitzungen, Warteliste und Erinnerungen.

Schritt 2: Mitarbeiter anlegen

1. Öffnen Sie Kraft Booking › Team und Arbeitszeiten, Abschnitt Mitarbeiter oder Ressource hinzufügen.
2. Geben Sie den Namen, optional eine Vorstellung (für Kunden sichtbar) und die E-Mail (Benachrichtigungen) an, die die Benachrichtigungen zu seinen Terminen erhält.
3. Haken Sie die Erbrachten Leistungen dieses Mitarbeiters an und lassen Sie Aktiv (online buchbar) angehakt.
4. Verknüpfen Sie ihn bei Bedarf mit einem WordPress-Konto (optional): Ein verknüpftes „Team“-Konto sieht nur den eigenen Zeitplan.
5. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie allein arbeiten, legen Sie trotzdem einen Mitarbeiter an: Er trägt die Arbeitszeiten.

Schritt 3: Arbeitszeiten festlegen

Klicken Sie neben dem Mitarbeiter auf Bearbeiten:

1. Geben Sie unter Wöchentliche Arbeitszeiten für jeden Tag einen oder mehrere Arbeitszeitblöcke im Format „09:00-12:00, 14:00-18:00“ ein (lassen Sie einen freien Tag leer).
2. Tragen Sie bei Bedarf Pausen in der vorgesehenen Spalte ein und klicken Sie auf Arbeitszeiten speichern.
3. Sperren Sie unter Abwesenheiten und Urlaub Daten (Urlaub, Fortbildung) für die Person oder für das Ganze Team (Schließung), mit einem Grund, dann Abwesenheit hinzufügen. Ohne Uhrzeit gilt die Abwesenheit für den ganzen Tag.

Die dem Kunden angebotenen Zeitfenster werden automatisch berechnet: Der Termin muss in einen Arbeitszeitblock passen, ohne Pausen, Abwesenheiten und bereits gebuchte Termine; die Puffer verhindern, dass ein anderer Termin direkt davor oder danach liegt.

Zeitraster

Das Rasterintervall (Minuten), in jeder Leistung eingestellt, bestimmt, wie fein die Uhrzeiten angeboten werden (zum Beispiel alle 15 oder 30 Minuten; 0 = die Dauer der Leistung). Ein kurzes Intervall bietet dem Kunden mehr Auswahl, kann aber Ihren Tag zerstückeln.

Schritt 4: Buchungseinstellungen

In jeder Leistung:

• Mindestvorlauf (Minuten): zum Beispiel 120 = keine Buchung weniger als 2 Stunden vorher.
• Buchbar bis (Tage): wie viele Tage im Voraus (0 = ohne Begrenzung).

Unter Kraft Booking › Termin-Einstellungen:

• Stornierung und Verschiebung durch den Kunden: „Online möglich bis (Stunden vorher)“ (standardmäßig 24) und „Einbehalt bei später Stornierung (%)“.
• Automatische Erinnerungen: „Erinnerung am Vortag (24 Std. vorher)“ und „Last-Minute-Erinnerung (Stunden vorher, 0 = deaktiviert)“.
• Mitarbeiter per E-Mail benachrichtigen (neuer Termin, Verschiebung, Stornierung).
• Terminbuchungsseite: die Adresse, die in den E-Mails „Ein Platz ist frei geworden“ verwendet wird.

Das Formular fragt Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon und eine optionale Nachricht ab. Die Uhrzeiten werden in der Zeitzone der Website angezeigt (WordPress, Einstellungen › Allgemein), Zeitumstellungen werden automatisch berücksichtigt.

Schritt 5: Formular auf Ihrer Website platzieren

Das Terminformular führt den Kunden durch einige Schritte: Leistung, Mitarbeiter (oder „Egal“: erster verfügbarer Mitarbeiter), Datum und Uhrzeit, Kontaktdaten, dann Zahlung. Sie können es platzieren:

• mit dem Divi-Modul DiviKraft · Termin buchen, dem Gutenberg-Block oder dem Elementor-Widget Termin buchen (Kategorie „Kraft Booking“) oder mit dem Shortcode [divikraft_booking_appointments] (Bricks folgt in Kürze: Verwenden Sie bis dahin den Shortcode in einem Shortcode-Element);
• mit einer vorausgewählten Leistung oder einem vorausgewählten Mitarbeiter für eine eigene Seite („Leistung (ID, 0 = alle)“, „Mitarbeiter (ID, 0 = beliebig)“), und bei Bedarf ohne Mitarbeiterschritt („Wahl des Mitarbeiters anbieten“).

Um online zu kassieren, wählen Sie in der Option Zahlung des Moduls „Online-Zahlung (Stripe / Kraft Pay)“: Der Kunde wird nach der Wahl des Zeitfensters zur Zahlungsseite geleitet; der Termin wird bei der Rückkehr bestätigt. Die Servicegebühr von 0,9 % (0,45 % bis zum 30. Juni 2027) gilt wie bei Unterkünften (siehe Die Provision von 0,9 %).

Ihre Termine verfolgen

Kraft Booking › Termine zeigt den Kalender in der Ansicht Tag oder Woche, mit Filter nach Mitarbeiter. Dort können Sie einen Termin manuell anlegen (Neuer Termin, Kunde am Telefon) und dann Termin anlegen, ihn Verschieben oder Stornieren und als Angekommen, Nicht erschienen oder Abgeschlossen markieren. Der Kunde wird bei jeder Änderung per E-Mail benachrichtigt, der Mitarbeiter ebenfalls, wenn „Mitarbeiter per E-Mail benachrichtigen“ angehakt ist.

Zusammenfassung

1. Aktivieren Sie den Modus Termine (oder Beides) in den Einstellungen.
2. Legen Sie Ihre Leistungen an (Dauer, Preis, Anzahlung, Puffer, Vorlauf).
3. Legen Sie Ihre Mitarbeiter an und haken Sie ihre Leistungen an.
4. Legen Sie Arbeitszeiten, Pausen und Abwesenheiten fest.
5. Stellen Sie Stornierung, Erinnerungen und Benachrichtigungen in den Termin-Einstellungen ein.
6. Platzieren Sie das Formular mit Ihrem Page Builder.