Configurare gli appuntamenti: servizi, operatori e fasce orarie

Oltre agli alloggi, Kraft Booking gestisce la prenotazione di appuntamenti: massaggi, visite guidate, corsi, consulenze, laboratori. Lei definisce i servizi e gli operatori con i loro orari, e i Suoi clienti prenotano da soli una fascia oraria sul Suo sito, con pagamento online se lo desidera.

Per far comparire i menu degli appuntamenti, scelga prima il tipo di prenotazione in Kraft Booking › Impostazioni, sezione MODALITÀ DI ATTIVITÀ: «Appuntamenti (servizi a ore)» oppure «Entrambi», poi Salva la modalità di attività. Compaiono allora i menu Appuntamenti, Servizi, Team e orari e Impostazioni appuntamenti.

Terminologia

• Servizio: ciò che il cliente prenota (es. «Massaggio 60 min»). Ha una durata, un prezzo ed eventualmente un luogo.
• Operatore: la persona (o la risorsa) che svolge il servizio. Ogni operatore ha la propria agenda.
• Fascia oraria: un orario proposto al cliente, calcolato automaticamente in base alla durata del servizio e all'agenda dell'operatore.
• Tempo cuscinetto: un margine aggiunto prima o dopo ogni appuntamento (preparazione, pulizia, spostamento).

Fase 1: creare i Suoi servizi

1. Apra Kraft Booking › Servizi, sezione Crea un servizio.
2. Inserisca il Nome, una breve Descrizione e una Categoria facoltativa (utile se ha molti servizi).
3. Indichi la Durata (minuti) e, se necessario, il Passo della griglia (minuti): 0 = una fascia ogni «durata» minuti; 15 propone 9:00, 9:15 e così via.
4. Fissi il Prezzo (IVA inclusa, per posto) e l'Acconto alla prenotazione (%): 100 = pagamento integrale; al di sotto, alla prenotazione si paga solo l'acconto e il saldo è dovuto il giorno dell'appuntamento.
5. Indichi eventualmente un Luogo visualizzato (indirizzo o sala, ripreso nelle e-mail) e, per una seduta a distanza, un Link video (https).
6. Regoli il Tempo cuscinetto prima (minuti) e il Tempo cuscinetto dopo (minuti) propri di questo servizio.
7. Selezioni gli Operatori che svolgono questo servizio, poi clicchi su Salva il servizio.

Il pagamento online, invece, si sceglie nel modulo di prenotazione degli appuntamenti (opzione Pagamento, vedere la fase 5): senza pagamento online, l'appuntamento è confermato direttamente e pagato in loco.

Per i servizi che accolgono più persone contemporaneamente (corsi collettivi), veda Sessioni di gruppo, lista d'attesa e promemoria.

Fase 2: creare i Suoi operatori

1. Apra Kraft Booking › Team e orari, sezione Aggiungi un operatore o una risorsa.
2. Indichi il nome, una Presentazione (mostrata al cliente) facoltativa e l'E-mail (notifiche) che riceverà le notifiche dei suoi appuntamenti.
3. Selezioni i Servizi svolti da questo operatore e lasci selezionata la casella Attivo (prenotabile online).
4. Se necessario, lo colleghi a un Account WordPress (facoltativo): un account «Team» collegato vede solo la propria agenda.
5. Clicchi su Salva.

Se lavora da solo, crei comunque un operatore: è lui che porta gli orari.

Fase 3: definire gli orari

Clicchi su Modifica accanto all'operatore:

1. In Orari settimanali, inserisca per ogni giorno una o più fasce di lavoro nel formato «09:00-12:00, 14:00-18:00» (lasci vuoto un giorno non lavorativo).
2. Aggiunga le pause nella colonna prevista se necessario, poi Salva gli orari.
3. In Assenze e ferie, blocchi delle date (ferie, formazione) per la persona o per Tutto il team (chiusura), con un motivo, poi Aggiungi l'assenza. Senza orario, l'assenza copre l'intera giornata.

Le fasce orarie proposte al cliente sono calcolate automaticamente: l'appuntamento deve rientrare in una fascia di lavoro, escludendo pause, assenze e appuntamenti già prenotati; i tempi cuscinetto impediscono di collocare un altro appuntamento subito prima o subito dopo.

Intervallo delle fasce orarie

Il Passo della griglia (minuti), regolato in ogni servizio, definisce la granularità degli orari proposti (per esempio ogni 15 o 30 minuti; 0 = la durata del servizio). Un passo breve offre più scelta al cliente ma può frammentare la Sua giornata.

Fase 4: impostazioni di prenotazione

In ogni servizio:

• Preavviso minimo (minuti): per esempio 120 = impossibile prenotare meno di 2 ore prima.
• Prenotabile fino a (giorni): fino a quanti giorni in anticipo (0 = senza limite).

In Kraft Booking › Impostazioni appuntamenti:

• Annullamento e spostamento da parte del cliente: «Possibile online fino a (ore prima)» (24 per impostazione predefinita) e «Trattenuta in caso di annullamento tardivo (%)».
• Promemoria automatici: «Promemoria il giorno prima (24 h prima)» e «Promemoria dell'ultimo minuto (ore prima, 0 = disattivato)».
• Avvisa l'operatore via e-mail (nuovo appuntamento, spostamento, annullamento).
• Pagina di prenotazione degli appuntamenti: l'indirizzo usato nelle e-mail «si è liberato un posto».

Il modulo chiede nome, cognome, e-mail, telefono e un messaggio facoltativo. Gli orari sono mostrati nel fuso orario del sito (WordPress, Impostazioni › Generali), con i cambi d'ora gestiti automaticamente.

Fase 5: inserire il modulo sul Suo sito

Il modulo degli appuntamenti si svolge in alcune fasi per il cliente: servizio, operatore (o «Indifferente»: primo operatore disponibile), data e ora, dati di contatto, poi pagamento. Può inserirlo:

• con il modulo Divi DiviKraft · Prendi appuntamento, il blocco Gutenberg o il widget Elementor Prendi appuntamento (categoria «Kraft Booking»), oppure con lo shortcode [divikraft_booking_appointments] (Bricks sarà disponibile a breve: nel frattempo usi lo shortcode in un elemento Shortcode);
• preselezionando un servizio o un operatore per una pagina dedicata («Servizio (ID, 0 = tutti)», «Operatore (ID, 0 = a scelta)»), e nascondendo se necessario la fase dell'operatore («Proponi la scelta dell'operatore»).

Per incassare online, scelga «Pagamento online (Stripe / Kraft Pay)» nell'opzione Pagamento del modulo: il cliente viene indirizzato alla pagina di pagamento dopo aver scelto la fascia oraria; l'appuntamento è confermato al ritorno. Le commissioni di servizio dello 0,9 % (0,45 % fino al 30 giugno 2027) si applicano come per gli alloggi (veda La commissione dello 0,9 %).

Seguire i Suoi appuntamenti

Kraft Booking › Appuntamenti mostra l'agenda in vista Giorno o Settimana, con un filtro per operatore. Lì può creare un appuntamento manualmente (Nuovo appuntamento, cliente al telefono) poi Crea l'appuntamento, Spostarlo o Annullarlo, e segnarlo come Arrivato, Assente o Terminato. Il cliente viene avvisato via e-mail a ogni modifica, e anche l'operatore se l'opzione «Avvisa l'operatore via e-mail» è selezionata.

In sintesi

1. Attivi la modalità Appuntamenti (o Entrambi) nelle Impostazioni.
2. Crei i Suoi servizi (durata, prezzo, acconto, tempi cuscinetto, preavviso).
3. Crei i Suoi operatori e selezioni i loro servizi.
4. Definisca fasce di lavoro, pause e assenze.
5. Regoli annullamento, promemoria e notifiche nelle Impostazioni appuntamenti.
6. Inserisca il modulo con il Suo page builder.