Welches Terminbuchungssystem für einen Coach?

Ein Coach braucht in der Regel drei Arten von Buchungen: ein kurzes Kennenlerngespräch, Einzelsitzungen (vor Ort oder per Videokonferenz) und manchmal Gruppenworkshops. GDA Kraft Booking, das kostenlose WordPress-Buchungs-Plugin von Global Digital Agency, deckt diese drei Anforderungen mit Einzelleistungen und Gruppensitzungen mit begrenzten Plätzen ab. Der Verkauf von Paketen oder Sitzungskontingenten gehört dagegen derzeit nicht zu den angekündigten Funktionen: Dieser Artikel zeigt, wie Sie sich trotzdem organisieren. Die Terminbuchung erfordert das kostenlose Kraft-GDA-Konto, ohne Kreditkarte bei der Registrierung; das aus dem Kundenbereich heruntergeladene Plugin enthält sie bereits, ohne zu installierendes Add-on.

Welche Leistungen legen Sie für ein Coaching-Angebot an?

Fiktives Beispielangebot einer Coachin für berufliche Neuorientierung:

Jede Zeile ist eine eigene Leistung unter Kraft Booking › Leistungen. Die Trennung zwischen vor Ort und Video vermeidet jede Unklarheit: Die Sitzung in der Praxis füllt den „Angezeigten Ort“ aus, die Sitzung aus der Ferne den „Video-Link (https)“. Die Einrichtung der Videokonferenz ist in Wie bieten Sie Termine per Videokonferenz an? beschrieben.

Wie nutzen Sie das Kennenlerngespräch?

Das Kennenlerngespräch ist ein kostenloser, kurzer Austausch vor der Zusammenarbeit. Es dient dem Kunden ebenso wie Ihnen: zu prüfen, ob das Anliegen zu Ihrer Begleitung passt.

Empfohlene Einstellungen:

• keine Online-Zahlung: Die Zahlungsart wird im Buchungsblock, -widget oder -modul eingestellt („Zahlung“: „Ohne Online-Zahlung (direkte Bestätigung)“). Legen Sie das Kennenlerngespräch auf eine eigene Seite, mit einem auf diese Leistung vorausgewählten Formular, und weisen Sie in der Beschreibung darauf hin, dass das Gespräch kostenlos ist;
• ein kurzer Buchungshorizont mit „Buchbar bis (Tage)“, zum Beispiel 14, um Zeitfenster für Ihre bezahlten Sitzungen frei zu halten;
• manuelle Bestätigung, wenn Sie die Anfrage lesen möchten, bevor Sie zusagen: Sie hängt von der „Zugehörigen Einrichtung“ der Leistung ab (Bestätigung „Auf Anfrage“); jede Anfrage nehmen Sie dann mit „Bestätigen“ unter Kraft Booking › Termine an;
• für die Frage „Was möchten Sie verändern?“ enthält das Formular ein Freitextfeld „Nachricht (optional)“: Eigene Felder lassen sich nicht hinzufügen.

Achtung: Die Arbeitszeiten gehören zum Mitarbeiter, nicht zur Leistung. Legen Sie einen zweiten Mitarbeiter auf Ihren Namen an, um die Kennenlerngespräche auf bestimmte Zeiten zu beschränken, wissen die beiden Zeitpläne nichts voneinander, und ein Gespräch kann auf dieselbe Zeit wie eine Sitzung fallen. Sicherer ist es, nur einen Mitarbeiter zu behalten und mit Horizont, „Mindestvorlauf (Minuten)“ und manueller Bestätigung zu arbeiten.

Wie organisieren Sie eine Begleitung über mehrere Sitzungen?

Ein Coaching erstreckt sich oft über mehrere Sitzungen. Pakete und Sitzungskontingente gehören derzeit nicht zu den angekündigten Funktionen von GDA Kraft Booking. Zwei Organisationsformen bleiben möglich:

1. Zahlung pro Sitzung: Der Kunde bucht und bezahlt jede Sitzung online. Das ist am einfachsten, und jede Sitzung hat ihre Rechnung.
2. Separat abgerechnete Begleitung: Sie stellen das Programm außerhalb des Plugins in Rechnung (zum Beispiel per Überweisung), dann bucht der Kunde jede Sitzung über eine Leistung „Begleitsitzung“, die ohne Online-Zahlung abgerechnet wird. Platzieren Sie sie auf einer Seite, deren Link Sie nur Ihren Kunden im Programm geben; erscheint sie auch in Ihrem allgemeinen Formular, weisen Sie in der Beschreibung darauf hin, dass sie Personen in Begleitung vorbehalten ist.

Im zweiten Fall verursachen die Offline-Zahlungen, die Sie manuell erfassen, keine Servicegebühr.

Wie organisieren Sie Gruppenworkshops?

Ein Workshop ist eine Gruppensitzung: eine Leistung mit einer „Kapazität (Plätze pro Zeitfenster)“ über 1 und der „Planung“ „Nur datierte Sitzungen (Veranstaltungen)“. Jeden Termin fügen Sie anschließend im Bereich „Datierte Sitzungen“ hinzu („Sitzung hinzufügen“): Es gibt keine Wiederholung, jeder Termin eines monatlichen Workshops wird einzeln angelegt. Ist eine Sitzung ausgebucht, übernimmt automatisch die Warteliste: Der Kunde klickt auf „Benachrichtigen, wenn ein Platz frei wird“, und bis zu 3 Personen werden per E-Mail informiert, sobald ein Platz frei wird.

Für einen Workshop sollten Sie:

• vorab entscheiden, unterhalb welcher Anmeldezahl Sie absagen, und wann (zum Beispiel 72 Stunden vorher): Eine Einstellung für eine Mindestteilnehmerzahl gibt es nicht, Sie sagen selbst ab, Termin für Termin, unter Kraft Booking › Termine;
• diese Regel in der Beschreibung des Workshops ankündigen;
• die Adresse im „Angezeigten Ort“ angeben, der in den E-Mails wiederholt wird, und Material oder Anfahrt in der Beschreibung: Termin-E-Mails haben einen festen Text.

Die Einrichtung ist in Gruppensitzungen, Warteliste und Erinnerungen beschrieben, die Planung eines Kursprogramms in Buchung von Kursen und Workshops.

Welche Stornoregeln für einen Coach?

Eine am Vortag abgesagte Sitzung lässt sich selten neu vergeben. Eine verbreitete Regel erlaubt das Verschieben bis 24 oder 48 Stunden vorher und sieht danach keine Rückerstattung mehr vor. Stellen Sie sie unter Kraft Booking › Termineinstellungen › „Stornierung und Verschiebung durch den Kunden“ ein („Online möglich bis (Stunden vorher)“ und bei Bedarf „Einbehalt bei später Stornierung (%)“) und weisen Sie in der Beschreibung Ihrer Leistungen und auf Ihrer Bedingungsseite darauf hin: Der Text der Termin-E-Mails ist nicht änderbar. Weitere Hebel finden Sie in Wie reduzieren Sie No-Shows?.

Wie präsentieren Sie die Buchung auf Ihrer Website?

• Eine Seite „Zusammenarbeit“, die Ihre Methode vorstellt, darunter das Formular mit vorausgewähltem Kennenlerngespräch.
• Eine Seite pro Sitzungsart, mit Ablauf, Dauer, Preis und vorausgewähltem Formular.
• Eine Seite Workshops mit dem auf den Workshop vorausgewählten Formular: Der Kunde sieht dort die nächsten Sitzungen und die freien Plätze.

Das Formular wird mit Gutenberg, Elementor, Divi 5 oder einem Shortcode eingefügt: siehe Wie fügen Sie Online-Terminbuchung zu einer WordPress-Website hinzu?.

Was kostet das?

Das Plugin ist kostenlos. Auf Online-Zahlungen fällt eine Servicegebühr von 0,9 % an, bis zum 30. Juni 2027 auf 0,45 % gesenkt, die dem Kunden angezeigt wird, zuzüglich der Bearbeitungsgebühren von Stripe. Bei einer fiktiven Sitzung zu 80 € sind das bis zum 30. Juni 2027 0,36 € Servicegebühr, danach 0,72 €. Siehe die Seite Preise.

Häufige Fragen

Kann ich ein Paket mit zehn Sitzungen verkaufen?

Diese Funktion gehört derzeit nicht zu den angekündigten Funktionen. Sie können das Programm separat abrechnen und jede Sitzung ohne Online-Zahlung buchen lassen.

Können meine Kunden ihre Folgesitzungen selbst buchen?

Ja. Sie kehren für jede Sitzung auf die Buchungsseite zurück, oder Sie legen den Termin für sie im Kalender an; in diesem Fall werden sie per E-Mail benachrichtigt.

Wird der Videolink automatisch verschickt?

Ja, wenn Sie ihn im Feld „Video-Link (https)“ der Leistung eingetragen haben: Dieser feste Link wird dem Kunden nach Bestätigung des Termins mitgeteilt (E-Mails und Kundenbereich, Schaltfläche „Am Termin teilnehmen“). In einem Videokonferenz-Werkzeug wird kein Meeting automatisch angelegt.

Kann ich Termine nur abends und samstags anbieten?

Ja. Die Arbeitszeiten sind für jeden Wochentag frei wählbar: Tragen Sie nur die Zeiten ein, in denen Sie Kunden empfangen.