Quale sistema di prenotazione appuntamenti per un coach?

Un coach ha in genere bisogno di tre tipi di prenotazione: una call conoscitiva breve, delle sessioni individuali (in presenza o in videoconferenza) e, a volte, dei workshop di gruppo. GDA Kraft Booking, il plugin prenotazioni WordPress gratuito di Global Digital Agency, copre queste tre esigenze con servizi individuali e sessioni di gruppo a posti limitati. La vendita di pacchetti di sessioni, invece, non fa parte delle funzioni annunciate a oggi: questo articolo spiega come organizzarsi comunque. La modalità appuntamenti richiede l'account Kraft GDA gratuito, senza carta di credito all'iscrizione; l'estensione scaricata dall'area clienti la include già, senza add-on da installare.

Quali servizi creare per un'attività di coaching?

Esempio fittizio di offerta per una coach di riqualificazione professionale:

Ogni riga è un servizio distinto in Kraft Booking › Servizi. Separare presenza e videoconferenza evita ogni ambiguità: la seduta in studio compila il « Luogo visualizzato », quella a distanza il « Link videochiamata (https) ». La configurazione della videoconferenza è descritta in Come proporre appuntamenti in videoconferenza?.

Come utilizzare la call conoscitiva?

La call conoscitiva è un colloquio gratuito e breve che precede l'impegno. Serve tanto al cliente quanto a Lei: verificare che la richiesta rientri davvero nel Suo accompagnamento.

Impostazioni consigliate:

• nessun pagamento online: la modalità di pagamento si imposta nel blocco, widget o modulo di prenotazione (« Pagamento »: « Senza pagamento online (conferma diretta) »). Metta la call conoscitiva su una pagina dedicata, con un modulo preselezionato su quel servizio, e precisi nella descrizione che la call è offerta;
• orizzonte di prenotazione breve con « Prenotabile fino a (giorni) », ad esempio 14, per tenere fasce orarie libere per le sessioni a pagamento;
• conferma manuale se vuole leggere la richiesta prima di accettare: dipende dalla « Struttura di riferimento » del servizio (convalida « Su richiesta »); accetta poi ogni richiesta con « Convalida » in Kraft Booking › Appuntamenti;
• per la domanda « Che cosa vorrebbe cambiare? », il modulo prevede un campo libero « Messaggio (facoltativo) »: non è possibile aggiungervi campi personalizzati.

Attenzione: gli orari sono portati dall'operatore, non dal servizio. Se crea un secondo operatore a Suo nome per riservare le call conoscitive ad alcune fasce, le due agende si ignorano e una call può cadere in contemporanea con una sessione. È più sicuro mantenere un solo operatore e agire su orizzonte, « Preavviso minimo (minuti) » e conferma manuale.

Come gestire un percorso in più sessioni?

Un percorso di coaching dura spesso diverse sessioni. I pacchetti di sessioni non fanno parte delle funzioni di GDA Kraft Booking annunciate a oggi. Restano possibili due organizzazioni:

1. Pagamento a sessione: il cliente prenota e paga ogni sessione online. È la soluzione più semplice, e ogni sessione ha la propria fattura.
2. Percorso fatturato a parte: Lei fattura il programma al di fuori del plugin (ad esempio con bonifico), poi il cliente prenota ogni sessione con un servizio « Sessione del percorso » regolato senza pagamento online. Lo collochi in una pagina il cui link comunica solo ai clienti già impegnati; se compare anche nel modulo generale, precisi nella descrizione che è riservato alle persone seguite.

Nel secondo caso, i pagamenti offline che registra manualmente non prevedono alcuna spesa di servizio.

Come organizzare workshop di gruppo?

Un workshop è una seduta di gruppo: un servizio la cui « Capacità (posti per fascia) » è superiore a 1, con la « Pianificazione » « Solo sessioni datate (eventi) ». Aggiunge poi ogni data nella sezione « Sessioni datate » (« Aggiungi la sessione »): non c'è ricorrenza, ogni data di un workshop mensile si aggiunge una alla volta. Quando una seduta è al completo, la lista d'attesa subentra automaticamente: il cliente clicca « Avvisami se si libera un posto » e fino a 3 persone vengono avvisate via e-mail quando un posto si libera.

Per un workshop, pensi a:

• decidere in anticipo sotto quale numero di iscritti annullare, e quando (ad esempio 72 ore prima): non esiste un'impostazione di numero minimo di partecipanti, l'annullamento lo fa Lei, appuntamento per appuntamento, in Kraft Booking › Appuntamenti;
• indicare questa regola nella descrizione del workshop;
• indicare l'indirizzo nel « Luogo visualizzato », ripreso nelle e-mail, e il materiale o l'accesso nella descrizione: le e-mail di appuntamento hanno un testo fisso.

La configurazione è descritta in Sessioni di gruppo, lista d'attesa e promemoria, e la progettazione di un programma di corsi in Prenotazione di corsi e laboratori.

Quali regole di cancellazione per un coach?

Una sessione annullata il giorno prima viene raramente rivenduta. Una regola frequente consiste nel consentire lo spostamento fino a 24 o 48 ore prima, e poi non rimborsare più. La imposti in Kraft Booking › Impostazioni appuntamenti › « Annullamento e spostamento da parte del cliente » (« Possibile online fino a (ore prima) » e, se serve, « Trattenuta in caso di annullamento tardivo (%) »), e la ricordi nella descrizione dei servizi e nella pagina delle condizioni: il testo delle e-mail di appuntamento non è modificabile. Le altre leve sono in Come ridurre gli appuntamenti mancati?.

Come presentare la prenotazione sul Suo sito?

• Una pagina « Lavoriamo insieme » che presenta il Suo metodo, poi il modulo preselezionato sulla call conoscitiva.
• Una pagina per tipo di sessione, con svolgimento, durata, prezzo e modulo preselezionato.
• Una pagina Workshop con il modulo preselezionato sul workshop: il cliente vi vede le prossime sessioni e i posti rimasti.

Il modulo si inserisce con Gutenberg, Elementor, Divi 5 o uno shortcode: si veda Come aggiungere la prenotazione appuntamenti online a un sito WordPress?.

Quanto costa?

Il plugin è gratuito. I pagamenti online prevedono spese di servizio dello 0,9 %, ridotte allo 0,45 % fino al 30 giugno 2027, mostrate al cliente, a cui si aggiungono le commissioni di elaborazione di Stripe. Per una sessione fittizia da 80 €, ciò rappresenta 0,36 € di spese di servizio fino al 30 giugno 2027, poi 0,72 €. Si veda la pagina Tariffe.

Domande frequenti

Posso vendere un pacchetto di dieci sessioni?

Questa funzione non fa parte delle funzioni annunciate a oggi. Può fatturare il programma a parte e far prenotare ogni sessione senza pagamento online.

I miei clienti possono prenotare da soli le sessioni successive?

Sì. Tornano sulla pagina di prenotazione a ogni sessione, oppure Lei crea l'appuntamento per loro nell'agenda, e in tal caso vengono avvisati via e-mail.

Il link della videoconferenza viene inviato automaticamente?

Sì, se lo ha inserito nel campo « Link videochiamata (https) » del servizio: questo link fisso viene comunicato al cliente una volta confermato l'appuntamento (e-mail e area cliente, pulsante « Partecipa all'appuntamento »). Nessuna riunione viene creata automaticamente in uno strumento di videoconferenza.

Posso ricevere appuntamenti solo la sera e il sabato?

Sì. Gli orari sono liberi per ogni giorno della settimana: inserisca solo le fasce in cui riceve.