Quel système de prise de rendez-vous pour un coach ?

Un coach a généralement besoin de trois types de réservation : un appel découverte court, des séances individuelles (en présentiel ou en visioconférence) et, parfois, des ateliers de groupe. GDA Kraft Booking, l'extension WordPress gratuite de Global Digital Agency, couvre ces trois besoins avec des prestations individuelles et des sessions de groupe à places limitées. En revanche, la vente de forfaits ou de packs de séances ne fait pas partie des fonctions annoncées à ce jour : cet article explique comment s'organiser malgré cela. Le mode rendez-vous nécessite le compte Kraft GDA gratuit, sans carte bancaire à l'inscription ; l'extension téléchargée depuis l'espace client l'inclut déjà, sans add-on à installer.

Quelles prestations créer pour une activité de coaching ?

Exemple fictif d'offre pour une coach en reconversion professionnelle :

Chaque ligne est une prestation distincte dans Kraft Booking › Prestations. Séparer présentiel et visio évite toute ambiguïté : la séance au cabinet renseigne le « Lieu affiché », la séance à distance le « Lien visio (https) ». Le réglage de la visio est détaillé dans Comment proposer des rendez-vous en visioconférence ?.

Comment utiliser l'appel découverte ?

L'appel découverte est un échange gratuit et court qui précède l'engagement. Il sert autant au client qu'à vous : vérifier que la demande relève bien de votre accompagnement.

Réglages conseillés :

• aucun paiement en ligne : le mode de paiement se règle dans le bloc, widget ou module de réservation (« Paiement » : « Sans paiement en ligne (confirmation directe) »). Placez l'appel découverte sur sa propre page, avec un formulaire pré-sélectionné sur cette prestation, et précisez dans la description que l'appel est offert ;
• horizon de réservation court avec « Réservable jusqu'à (jours) », par exemple 14, pour garder des créneaux à vos séances payantes ;
• confirmation manuelle si vous voulez lire la demande avant d'accepter : elle dépend de l'« Établissement de rattachement » de la prestation (validation « Sur demande ») ; vous acceptez ensuite chaque demande avec « Valider » dans Kraft Booking › Rendez-vous ;
• pour la question « Qu'aimeriez-vous changer ? », le formulaire comporte un champ libre « Message (facultatif) » : il n'est pas possible d'y ajouter des champs personnalisés.

Attention : les horaires sont portés par l'intervenant, pas par la prestation. Si vous créez un second intervenant à votre nom pour réserver les appels découverte à certaines plages, les deux plannings s'ignorent et un appel peut tomber en même temps qu'une séance. Il est plus sûr de garder un seul intervenant et de jouer sur l'horizon, le « Préavis minimum (minutes) » et la confirmation manuelle.

Comment gérer un accompagnement en plusieurs séances ?

Un accompagnement de coaching dure souvent plusieurs séances. Les forfaits et packs de séances ne font pas partie des fonctions de GDA Kraft Booking annoncées à ce jour. Deux organisations restent possibles :

1. Paiement à la séance : le client réserve et paie chaque séance en ligne. C'est le plus simple, et chaque séance a sa facture.
2. Accompagnement facturé à part : vous facturez le programme en dehors de l'extension (virement par exemple), puis le client réserve chaque séance avec une prestation « Séance d'accompagnement » réglée sans paiement en ligne. Placez-la sur une page dont vous ne communiquez le lien qu'à vos clients engagés ; si elle apparaît aussi dans votre formulaire général, précisez dans sa description qu'elle est réservée aux personnes accompagnées.

Dans le second cas, les paiements hors ligne que vous enregistrez manuellement ne supportent aucun frais de service.

Comment organiser des ateliers de groupe ?

Un atelier est une séance de groupe : une prestation dont la « Capacité (places par créneau) » est supérieure à 1, avec la « Planification » « Sessions datées uniquement (événements) ». Vous ajoutez ensuite chaque date dans la section « Sessions datées » (« Ajouter la session ») : il n'y a pas de récurrence, chaque date d'un atelier mensuel s'ajoute une à une. Lorsqu'une séance est complète, la liste d'attente prend le relais automatiquement : le client clique « Me prévenir si une place se libère » et jusqu'à 3 personnes sont prévenues par e-mail quand une place se libère.

Pour un atelier, pensez à :

• décider à l'avance du nombre d'inscrits en dessous duquel vous annulez, et quand (par exemple 72 heures avant) : il n'existe pas de réglage de minimum de participants, l'annulation se fait par vous, rendez-vous par rendez-vous, dans Kraft Booking › Rendez-vous ;
• annoncer cette règle dans la description de l'atelier ;
• indiquer l'adresse dans le « Lieu affiché », rappelé dans les e-mails, et le matériel ou l'accès dans la description : les e-mails de rendez-vous ont un texte fixe.

Le paramétrage est décrit dans Sessions de groupe, liste d'attente et rappels, et la conception d'un programme de cours dans Réservation de cours et d'ateliers.

Quelles règles d'annulation pour un coach ?

Une séance annulée la veille est rarement revendue. Une règle courante consiste à autoriser la replanification jusqu'à 24 ou 48 heures avant, puis à ne plus rembourser. Réglez-la dans Kraft Booking › Réglages RDV › « Annulation et report par le client » (« Possible en ligne jusqu'à (heures avant) » et, si besoin, « Retenue en cas d'annulation tardive (%) »), et rappelez-la dans la description de vos prestations et sur votre page de conditions : le texte des e-mails de rendez-vous n'est pas modifiable. Les autres leviers sont dans Comment réduire les rendez-vous non honorés ?.

Comment présenter la réservation sur votre site ?

• Une page « Travailler ensemble » qui présente votre méthode, puis le formulaire pré-sélectionné sur l'appel découverte.
• Une page par type de séance, avec déroulé, durée, prix et formulaire pré-sélectionné.
• Une page Ateliers avec le formulaire pré-sélectionné sur l'atelier : le client y voit les prochaines sessions et les places restantes.

Le formulaire s'insère avec Gutenberg, Elementor, Divi 5 ou un shortcode : voir Comment ajouter la prise de rendez-vous en ligne sur un site WordPress ?.

Combien cela coûte-t-il ?

L'extension est gratuite. Les paiements en ligne supportent des frais de service de 0,9 %, ramenés à 0,45 % jusqu'au 30 juin 2027, affichés au client, auxquels s'ajoutent les frais de traitement de Stripe. Pour une séance fictive à 80 €, cela représente 0,36 € de frais de service jusqu'au 30 juin 2027, puis 0,72 €. Voir la page Tarifs.

Questions fréquentes

Puis-je vendre un pack de dix séances ?

Cette fonction ne fait pas partie des fonctions annoncées à ce jour. Vous pouvez facturer le programme à part et faire réserver chaque séance sans paiement en ligne.

Mes clients peuvent-ils réserver eux-mêmes leurs séances suivantes ?

Oui. Ils reviennent sur la page de réservation à chaque séance, ou vous créez le rendez-vous pour eux dans l'agenda, auquel cas ils sont prévenus par e-mail.

Le lien de visio est-il envoyé automatiquement ?

Oui, si vous l'avez saisi dans le champ « Lien visio (https) » de la prestation : ce lien fixe est communiqué au client une fois le rendez-vous confirmé (e-mails et espace client, bouton « Rejoindre le rendez-vous »). Aucune réunion n'est créée automatiquement dans un outil de visioconférence.

Puis-je recevoir des rendez-vous le soir et le samedi uniquement ?

Oui. Les horaires sont libres pour chaque jour de la semaine : saisissez seulement les plages où vous recevez.