Property manager e gestori di affitti brevi: come gestire più alloggi con un sito di prenotazione WordPress?

Un gestore di affitti brevi (property manager o « co-host ») può gestire più alloggi con GDA Kraft Booking creando una struttura per ciascun alloggio, ognuna con le proprie tariffe, i propri feed iCal e, se necessario, la propria tassa di soggiorno, e poi attivando il profilo « Gestione multi-proprietà », che dà al team e ai proprietari un accesso limitato per ruolo e per struttura. Questa organizzazione si adatta bene a un portafoglio che va da pochi alloggi ad alcune decine, con una quota di prenotazioni dirette. Il plugin non è un software di gestione immobiliare (PMS) né un channel manager: oltre un certo volume su più portali, uno strumento specializzato sarà più adatto.

A quali esigenze di un gestore risponde il plugin?

L'edizione scaricata dall'area clienti Kraft GDA include tutto (Kraft Console, pagamento online, profili di attività): nessun add-on da installare. Attivi il profilo in Kraft Booking › Impostazioni › « PROFILO DI ATTIVITÀ » › « Gestione multi-proprietà »: compaiono i menu « Operazioni » e « Organizzazione ».

Come organizzare gli alloggi?

1. Crei una struttura per ciascun alloggio in Kraft Booking › Alloggi, con un nome interno esplicito (quartiere, via, numero di appartamento fittizio nelle Sue note).
2. Configuri tariffe e servizi di ciascuno (sezioni « Tariffe e stagioni » e « Servizi » della scheda): pulizie, biancheria, self check-in. Gli importi possono variare da un proprietario all'altro (si veda Stagioni e tariffe).
3. Configuri la tassa di soggiorno per struttura (sezione « Servizi », pannello « Tassa di soggiorno ») quando i Suoi alloggi si trovano in comuni diversi (si veda Come calcolare la tassa di soggiorno?). In Italia l'imposta di soggiorno, se istituita, è fissata dal regolamento di ciascun comune (art. 4 del d.lgs. 23/2011 su Normattiva, consultata il 12/10/2026): verifichi presso ogni comune.
4. Aggiunga il codice di registrazione proprio di ciascun alloggio nel campo « N. di registrazione » (sezione « 01 Identità ») e nella sua descrizione, l'unica parte mostrata sul sito.
5. Crei una pagina vetrina con gli elementi Ricerca e Risultati della ricerca, poi una pagina per alloggio.

Per gli alloggi in Italia, il codice da indicare è il CIN (codice identificativo nazionale). L'art. 13-ter del D.L. 18 ottobre 2023, n. 145 prevede che il Ministero del Turismo assegni un CIN alle unità destinate a locazione turistica o breve e alle strutture ricettive; va esposto all'esterno dell'edificio e indicato in ogni annuncio, ovunque pubblicato, anche sul proprio sito. Si richiede sulla Banca Dati delle Strutture Ricettive (BDSR) con SPID o CIE; il termine era fissato al 1° gennaio 2025. Fonti: art. 13-ter D.L. 145/2023 su Normattiva e bdsr.ministeroturismo.gov.it, consultate il 12/10/2026. Verifichi gli obblighi presso il Suo comune o un professionista. Per gli alloggi in Francia vale il numero di registrazione francese (vale solo in Francia). Dettagli in Numero di registrazione (Francia) e CIN (Italia).

Come sincronizzare molti annunci?

Ogni alloggio ha la propria sezione « Sincronizzazioni »: un link « Feed in uscita » da incollare su ogni portale, e tanti feed importati quanti sono gli annunci (pulsante « Aggiungi »). L'importazione avviene automaticamente ogni 15 minuti. Per un portafoglio di venti alloggi pubblicati su due portali, si tratta di quaranta feed importati e quaranta URL di esportazione da tenere aggiornati.

Buone pratiche:

• dia a ogni feed il nome del portale e il riferimento dell'annuncio (« Airbnb, annuncio bilocale centro »);
• tenga una tabella di corrispondenza alloggio, annuncio, feed;
• elimini subito il feed di un annuncio ritirato o di un alloggio che esce dal Suo portafoglio;
• verifichi una volta alla settimana Planning e tariffe › « Sincronizzazioni » › « Cronologia e avvisi », e attivi Impostazioni › « Avvisi di sincronizzazione iCal »;
• si assicuri che un cron job reale faccia girare WordPress regolarmente.

Le cause delle doppie prenotazioni e la routine di controllo sono descritte in Evitare l'overbooking.

Come dare accesso al team?

Con il profilo « Gestione multi-proprietà », apra Kraft Booking › « Organizzazione » › « Associa un account »: scelga l'« Account WordPress » della persona, il suo « Ruolo » (Gestore, Team prenotazioni, Contabilità, Proprietario…) e il « Perimetro degli alloggi » che può vedere, poi « Salva l'accesso ».

Kraft Console, lo spazio di gestione front-end (indirizzo /gestion/ del sito), è riservata agli amministratori e agli account con ruolo « Gestrice »; non ha impostazioni di pagina né di ruoli. Presenta in particolare gli arrivi e le partenze dei prossimi 14 giorni, il planning, le prenotazioni, i pagamenti da seguire e i ricavi del mese, senza entrare nell'amministrazione WordPress. Poiché il ruolo « Gestrice » ha accesso a tutto (tariffe, impostazioni), lo riservi alla direzione della società di gestione.

Esempio di organizzazione fittizia:

Limiti gli accessi allo stretto necessario: ogni account vede dati personali degli ospiti. Si veda Kraft Console: la dashboard front-end.

E i proprietari?

Un proprietario associato con il ruolo « Proprietario » accede con il suo account WordPress (nome utente e password) e vede il menu « I miei alloggi »: ricavi, occupazione, ADR, tasse, spese, commissioni, soggiorni in arrivo e planning, in sola lettura. Può anche aprirgli uno spazio front-end con lo shortcode [divikraft_booking_owner_portal] (planning, soggiorni in arrivo, filo « Scambi con la gestione »); vi accede con lo stesso account WordPress.

Quali sono i limiti da conoscere?

GDA Kraft Booking, il plugin sviluppato da Global Digital Agency, è pensato per le prenotazioni dirette e la gestione delle disponibilità. Per un gestore di affitti brevi, diverse funzioni comuni dei software specializzati non fanno parte delle funzioni annunciate a oggi:

• channel manager: nessuna connessione API con i portali, nessuna sincronizzazione dei prezzi;
• contabilità per conto dei proprietari: gli incassi arrivano sull'account Stripe del sito; Lei prepara la ripartizione per alloggio (sezione « Finanza » della scheda, Kraft Booking › « Finanza e partner »: partner e regole di ripartizione), ma la tenuta dei conti dei Suoi proprietari resta da fare con il Suo commercialista;
• gestione avanzata di pulizie e manutenzione: Kraft Booking › « Operazioni » permette di pianificare attività (Pulizie, Manutenzione, Arrivo, Partenza), di crearne una automaticamente a ogni conferma (casella della sezione « 05 Prenotazione ») e di assegnarle, ma non i verbali di ingresso e uscita;
• deposito cauzionale.

Se gestisce più di una ventina di alloggi pubblicati su più portali, con molte prenotazioni dell'ultimo minuto, un software di gestione con channel manager sarà generalmente più adatto. Il confronto è descritto in Plugin WordPress o software di prenotazione SaaS?.

Quali precauzioni giuridiche?

Incassare canoni per conto dei proprietari, pubblicare i loro alloggi o gestirli in loro nome può rientrare in una normativa professionale specifica, a seconda della natura del Suo mandato e delle somme che gestisce. Faccia verificare il Suo inquadramento, i contratti con i proprietari e il flusso dei pagamenti da un legale o da un commercialista prima di proporre le prenotazioni dirette con pagamento online.

Domande frequenti

Quanti alloggi si possono gestire con il plugin?

Il plugin non limita il numero di strutture. Il limite è pratico: ogni alloggio si configura e si sincronizza singolarmente, il che richiede rigore oltre alcune decine di alloggi.

Si può avere un sito per ogni proprietario?

Sì. Uno stesso account Kraft GDA può collegare più siti, ciascuno con il proprio account Stripe attivato tramite il percorso Kraft Pay. È un'opzione se ogni proprietario deve incassare direttamente le proprie prenotazioni.

I prezzi vengono sincronizzati con Airbnb e Booking.com?

No. La sincronizzazione iCal condivide solo le date bloccate. I prezzi si gestiscono separatamente sul Suo sito e su ciascun portale.

Le spese di servizio si applicano alle prenotazioni dei portali?

No. Le prenotazioni importate tramite iCal non passano da Kraft Pay e non sono soggette ad alcuna spesa. Solo i pagamenti incassati online sul Suo sito sono soggetti alle spese di servizio dello 0,9 %, ridotte allo 0,45 % fino al 30 giugno 2027, pagate dall'ospite.