Gestión de alquiler vacacional: ¿cómo gestionar varios alojamientos con una web de reservas WordPress?

Una empresa de gestión de alquiler vacacional (conserjería) puede gestionar varios alojamientos con GDA Kraft Booking creando un alojamiento por vivienda, cada uno con sus tarifas, sus feeds iCal y, si es necesario, su propia tasa turística, y activando después el perfil «Gestión multipropiedad» (Gestion multi-propriétés), que da al equipo y a los propietarios un acceso limitado por rol y por alojamiento. Esta organización encaja bien con una cartera de unas pocas viviendas a unas decenas, con una parte de reservas directas. La extensión no es un software de gestión inmobiliaria (PMS) ni un channel manager: a partir de cierto volumen multiplataforma, una herramienta especializada será más adecuada.

¿A qué necesidades de un gestor responde la extensión?

La edición descargada desde el área de cliente de Kraft GDA lo incluye todo (Kraft Console, pago en línea, perfiles de negocio): ningún complemento que instalar. Active el perfil en Kraft Booking › Ajustes › «PERFIL DE NEGOCIO» (PROFIL MÉTIER) › «Gestión multipropiedad»: aparecen los menús «Operaciones» y «Organización».

¿Cómo organizar las viviendas?

1. Cree un alojamiento por vivienda en Kraft Booking › Alojamientos, con un nombre interno explícito (barrio, calle, número de apartamento ficticio en sus notas).
2. Configure las tarifas y los servicios de cada uno (pestañas «Tarifas y temporadas» y «Servicios» de la ficha): limpieza, ropa de cama, llegada autónoma. Los importes pueden variar de un propietario a otro (consulte Temporadas y tarifas).
3. Configure la tasa turística por alojamiento (pestaña «Servicios», panel «Tasa turística») cuando sus viviendas estén en municipios o comunidades distintos (consulte ¿Cómo calcular la tasa turística?).
4. Añada el número de registro propio de cada vivienda en el campo «N.º de registro» (pestaña «01 Identidad») y en su descripción, única parte que se muestra en la web, si la normativa lo exige: en España, el del registro autonómico de viviendas de uso turístico; en Francia, el número de registro del meublé de tourisme (regla que solo se aplica en Francia).
5. Cree una página escaparate con los elementos Búsqueda y Resultados de búsqueda y, después, una página por vivienda.

¿Cómo sincronizar muchos anuncios?

Cada vivienda tiene su propia pestaña «Sincronizaciones»: un enlace «Feed saliente» que pegar en cada plataforma, y tantos feeds importados como anuncios (botón «Añadir»). La importación se realiza automáticamente cada 15 minutos. Para una cartera de veinte viviendas publicadas en dos plataformas, eso supone cuarenta feeds importados y cuarenta URL de exportación que mantener al día.

Buenas prácticas:

• nombre cada feed con la plataforma y la referencia del anuncio («Airbnb, anuncio apartamento centro»);
• mantenga una tabla de correspondencia vivienda, anuncio, feed;
• elimine de inmediato el feed de un anuncio retirado o de una vivienda que sale de su cartera;
• compruebe una vez por semana Planificación y tarifas › «Sincronizaciones» › «Historial y alertas», y active Ajustes › «Alertas de sincronización iCal»;
• asegúrese de que una tarea cron real ejecuta WordPress con regularidad.

Las causas de las reservas duplicadas y la rutina de control se detallan en Evitar las reservas duplicadas.

¿Cómo dar acceso al equipo?

Con el perfil «Gestión multipropiedad», abra Kraft Booking › «Organización» › «Asociar una cuenta»: elija la «Cuenta de WordPress» de la persona, su «Rol de negocio» (Gestor, Equipo de reservas, Contabilidad, Propietario…) y el «Ámbito de los alojamientos» que puede ver, y después «Guardar el acceso».

Kraft Console, el espacio de gestión en la parte pública (dirección /gestion/ de la web), está reservado a los administradores y a las cuentas con el rol «Gerente»; no tiene ajuste de página ni de roles. Presenta en particular las llegadas y salidas de los próximos 14 días, la planificación, las reservas, los pagos a seguir y los ingresos del mes, sin entrar en la administración de WordPress. Como el rol «Gerente» tiene acceso a todo (tarifas, ajustes), resérvelo a la dirección de la empresa de gestión.

Ejemplo de organización ficticia:

Limite los accesos a lo estrictamente necesario: cada cuenta ve datos personales de los viajeros. Consulte Kraft Console: el panel de control en la parte pública.

¿Y los propietarios?

Un propietario asociado con el rol «Propietario» se conecta con su cuenta de WordPress (usuario y contraseña) y ve el menú «Mis alojamientos»: ingresos, ocupación, ADR, tasas, gastos, comisiones, próximas estancias y planificación, en solo lectura. También puede abrirle un espacio en la parte pública con el shortcode [divikraft_booking_owner_portal] (planificación, próximas estancias, hilo «Intercambios con la gestión»); se conecta con la misma cuenta de WordPress.

¿Qué límites conviene conocer?

GDA Kraft Booking, la extensión desarrollada por Global Digital Agency, está pensada para la reserva directa y la gestión de la disponibilidad. Para una empresa de gestión, varias funciones habituales de los programas especializados no forman parte de las funciones anunciadas a día de hoy:

• channel manager: ninguna conexión por API con las plataformas, ni sincronización de precios;
• contabilidad por mandante: los cobros llegan a la cuenta de Stripe del sitio; usted prepara el reparto por vivienda (pestaña «Finanzas» de la ficha, Kraft Booking › «Finanzas y socios», Finance & partenaires: socios y reglas de reparto), pero la llevanza de las cuentas de sus propietarios debe hacerla con su asesor contable;
• gestión avanzada de la limpieza y el mantenimiento: Kraft Booking › «Operaciones» permite planificar tareas (Limpieza, Mantenimiento, Llegada, Salida), crear una automáticamente con cada confirmación (casilla de la pestaña «05 Reserva») y asignarlas, pero no inventarios de entrada y salida;
• depósito de garantía.

Si gestiona más de una veintena de viviendas publicadas en varias plataformas, con muchas reservas de última hora, un software de gestión con channel manager será generalmente más adecuado. La comparación se detalla en ¿Plugin de WordPress o software de reservas SaaS?.

¿Qué precauciones jurídicas tomar?

Cobrar alquileres por cuenta de propietarios, publicar sus viviendas o gestionarlas en su nombre puede estar sujeto a una normativa profesional específica, según la naturaleza de su mandato y de las cantidades que maneje. Haga revisar su situación, sus contratos con los propietarios y el circuito de los pagos por un abogado o un asesor fiscal antes de ofrecer la reserva directa con pago en línea.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas viviendas se pueden gestionar con la extensión?

La extensión no limita el número de alojamientos. El límite es práctico: cada vivienda se configura y se sincroniza individualmente, lo que exige rigor a partir de unas decenas de viviendas.

¿Se puede tener una web por propietario?

Sí. Una misma cuenta Kraft GDA puede vincular varios sitios, cada uno con su propia cuenta de Stripe activada mediante el proceso de Kraft Pay. Es una opción si cada propietario debe cobrar directamente sus reservas.

¿Se sincronizan los precios con Airbnb y Booking.com?

No. La sincronización iCal solo comparte las fechas bloqueadas. Los precios se gestionan por separado en su web y en cada plataforma.

¿Se aplican los gastos de servicio a las reservas de las plataformas?

No. Las reservas importadas por iCal no pasan por Kraft Pay y no conllevan ningún gasto. Solo los pagos cobrados en línea en su web conllevan los gastos de servicio del 0,9 %, reducidos al 0,45 % hasta el 30 de junio de 2027, a cargo del viajero.