Come personalizzare le e-mail di prenotazione?

Per personalizzare le e-mail inviate ai Suoi ospiti, apra Kraft Booking › Impostazioni, sezione « Design e contenuto delle e-mail »: il Design (logo, colori, carattere, piè di pagina) si applica a tutte le e-mail, poi il Contenuto delle e-mail propone, per ogni e-mail, un oggetto, un titolo, un testo e un pulsante, con delle variabili che inseriscono automaticamente il nome, le date o l'importo. GDA Kraft Booking, il plugin WordPress di Global Digital Agency, fornisce un testo d'origine per ogni e-mail; adattarlo al Suo tono e alla Sua attività è uno dei modi più semplici per rassicurare i Suoi clienti. Questo articolo propone un metodo ed esempi di testi.

Quali e-mail si possono personalizzare?

La tabella riepilogativa del soggiorno (date, importi, indirizzo) viene aggiunta automaticamente sotto il Suo testo. Una copia delle e-mail di prenotazione parte anche verso l'indirizzo indicato in Impostazioni › « Parametri generali » › « E-mail che riceve le prenotazioni ».

Le e-mail degli appuntamenti (conferma, spostamento, annullamento, promemoria) hanno testi fissi: riprendono il Design, ma il loro contenuto non si modifica.

C'è un solo testo per e-mail, senza schede per lingua: le e-mail partono nella lingua del sito. Si veda Siti multilingue. L'editor delle e-mail è incluso nell'edizione scaricata dalla Sua area cliente Kraft GDA: nessun add-on da installare.

Che cos'è una variabile?

Una variabile è un segnaposto inserito nel testo, sostituito all'invio dall'informazione propria di ogni prenotazione. Le variabili disponibili sono: {prenom}, {nom}, {hebergement}, {reference}, {arrivee}, {depart}, {voyageurs}, {total}, {jours} (giorni prima dell'arrivo) e {site}.

Le ricopi esattamente, parentesi graffe comprese: una variabile scritta male compare così com'è. Un campo lasciato vuoto mantiene il testo d'origine.

Quale metodo per riscrivere le Sue e-mail?

1. Regoli prima il Design: logo (« Scegli »), « Nome visualizzato », « Colore principale », sfondo, carattere, pulsanti e « Piè di pagina » (indirizzo, telefono, note legali). L'« Anteprima » mostra il risultato.
2. Inizi dalla conferma: è l'e-mail più letta.
3. Metta l'essenziale per primo: che cosa è stato prenotato, quando, dove.
4. Mantenga una sola azione principale: il pulsante, che apre l'area ospite.
5. Aggiunga le informazioni pratiche che Le chiedono più spesso al telefono.
6. Concluda con la regola di cancellazione in una frase; i Suoi recapiti vanno nel piè di pagina.
7. Clicchi su « Salva e inviami un test » e legga l'e-mail sul telefono.

Esempi di testi

Conferma di un soggiorno

Oggetto: Il Suo soggiorno presso {hebergement} è confermato

Gentile {prenom},

il Suo soggiorno presso {hebergement} è confermato dal {arrivee} al {depart}, per {voyageurs} persone (riferimento {reference}).

Arrivo dalle 16:00, partenza entro le 10:00. L'indirizzo esatto e le istruzioni di accesso si trovano nella Sua area ospite.

Promemoria prima dell'arrivo

Gentile {prenom},

mancano solo {jours} giorni al Suo arrivo presso {hebergement}. Ci comunichi il Suo orario di arrivo previsto rispondendo dalla Sua area ospite.

Promemoria del saldo

Gentile {prenom},

il Suo arrivo presso {hebergement} si avvicina. Il dettaglio del saldo ancora dovuto figura qui sotto e nella Sua area ospite.

Il testo che spiega il pagamento del saldo (addebito automatico o pagamento) viene aggiunto automaticamente a seconda del caso.

Quale tono adottare?

• Lei o tu: si allinei al Suo sito e alla Sua clientela, e resti coerente in tutte le e-mail.
• Frasi brevi: molte e-mail vengono lette sul telefono.
• Niente maiuscole né punti esclamativi in serie: nuocciono alla leggibilità e possono attivare i filtri antispam.
• Nessuna informazione sensibile nel testo delle e-mail.

Come evitare la posta indesiderata?

Un'e-mail curata non serve a nulla se non arriva. Verifichi:

• che le e-mail di WordPress partano da un indirizzo del Suo dominio, impostato nel Suo plugin SMTP;
• che il Suo dominio disponga dei record SPF, DKIM e DMARC (il Suo provider di hosting fornisce la procedura);
• che il Suo hosting invii correttamente le e-mail, altrimenti passi da un plugin SMTP.

La scheda « 06 Cronologia » della pratica di prenotazione ripercorre gli invii di e-mail legati a questa pratica, e il pulsante « Reinvia l'e-mail all'ospite » permette un nuovo invio. Per la diagnosi completa, si veda E-mail di prenotazione nello spam e Risoluzione dei problemi.

Domande frequenti

Posso aggiungere nell'e-mail le risposte dei miei campi personalizzati?

No: il modulo di prenotazione non accetta campi personalizzati e le variabili sono quelle elencate sopra. Si veda Campi personalizzati con Kraft Fields.

Le e-mail vengono inviate nella lingua del cliente?

No, non al momento: ogni e-mail ha un solo testo, inviato nella lingua del sito, senza schede per lingua.

Posso inviare un'e-mail di prova?

Sì. In Impostazioni › « Design e contenuto delle e-mail », il pulsante « Salva e inviami un test » Le invia un esempio all'indirizzo del Suo account.

Che cosa succede se elimino una variabile dal testo?

L'informazione corrispondente non compare più nel Suo testo, ma il riepilogo del soggiorno (date, importi, indirizzo) continua a essere aggiunto automaticamente. Per tornare al testo d'origine, svuoti il campo.