Wie verlange ich eine Anzahlung für einen Termin?

Um für einen Termin eine Anzahlung zu verlangen, tragen Sie in der Leistung eine Anzahlung bei Buchung (%) unter 100 ein: Der Kunde zahlt diesen Anteil des Preises bei der Buchung per Karte, der Restbetrag ist am Tag des Termins fällig. Mit GDA Kraft Booking, dem WordPress-Plugin von Global Digital Agency, wird dieser Prozentsatz Leistung für Leistung festgelegt; die Online-Zahlung selbst aktivieren Sie im Terminbuchungsmodul. Entscheidend ist, Betrag und Erstattungsregel klar zu nennen, bevor der Kunde bucht.

Was ist eine Anzahlung für einen Termin?

Eine Anzahlung ist ein im Voraus gezahlter Teil des Preises, der am Tag der Leistung vom Gesamtbetrag abgezogen wird. Die Restzahlung ist das, was danach noch zu zahlen ist. Bei der Vorauszahlung (vollständige Zahlung) wird der gesamte Betrag bei der Buchung beglichen.

Rechtlich kommt es auf die Einordnung des Betrags an. In Frankreich gilt ein ohne nähere Angabe im Voraus gezahlter Betrag als „arrhes“, mit anderen Folgen bei einer Stornierung; diese Regel gilt nur in Frankreich. In Deutschland, Österreich und der Schweiz richten sich die Folgen nach Ihren Vertragsbedingungen und dem jeweiligen Landesrecht. Siehe Acompte oder arrhes: Was ist der Unterschied? und formulieren Sie Ihre Bedingungen entsprechend.

Welche Zahlungsarten sind möglich?

Zwei Einstellungen wirken zusammen: Anzahlung bei Buchung (%) unter Kraft Booking › Leistungen und die Option Zahlung des Terminbuchungsmoduls („Online-Zahlung (Stripe / Kraft Pay)“ oder „Ohne Online-Zahlung (direkte Bestätigung)“):

Die Online-Zahlung läuft über Kraft Pay (Stripe): Karte, Apple Pay, Google Pay, mit 3-D-Secure-Authentifizierung, wenn die Bank dies verlangt. Dafür muss die Website mit dem kostenlosen Kraft-GDA-Konto verbunden sein (bei der Anmeldung wird keine Bankkarte verlangt; die aus dem Kundenbereich heruntergeladene Edition enthält alles, es muss kein Add-on installiert werden) und die Zahlungen müssen aktiviert sein: Die Aktivierung erfolgt über den Kraft-Pay-Ablauf, bei dem Sie Ihr eigenes Stripe-Konto anlegen oder sich mit Stripe verbinden. Siehe Stripe-Zahlungen aktivieren.

Wann ist eine Anzahlung sinnvoll?

Eine Anzahlung hat einen kommerziellen Preis: einen zusätzlichen Zahlungsschritt. Sie lohnt sich, wenn ein verlorenes Zeitfenster teuer ist:

• die Leistung dauert lange oder bindet einen Mitarbeiter einen halben Tag;
• Sie haben vor dem Termin Kosten (bestellte Produkte, Vorbereitung, Anfahrt);
• die Nachfrage ist hoch und jedes leere Zeitfenster ist ein abgewiesener Kunde;
• der Kunde bucht zum ersten Mal.

Für eine 20-minütige Leistung, die von Stammkunden gebucht wird, reichen dagegen oft Erinnerungen per E-Mail. Die anderen Hebel werden in Wie reduziere ich No-Shows bei Terminen? verglichen.

Was kostet eine online kassierte Anzahlung?

Die Servicegebühr von GDA Kraft Booking gilt für Termine, die mit Online-Zahlung gebucht werden: 0,9 %, bis zum 30. Juni 2027 auf 0,45 % reduziert (Einführungsangebot). Sie wird auf den Preis der Leistung berechnet und dem Gesamtbetrag hinzugefügt, in einer für den Kunden sichtbaren Zeile „Servicegebühr“; die Anzahlung ist ein Prozentsatz dieses Gesamtbetrags. Ein Termin ohne Online-Zahlung („Ohne Online-Zahlung (direkte Bestätigung)“) ist gebührenfrei.

Fiktives Beispiel: eine Leistung zu 120 € mit 25 % Anzahlung.

Hinzu kommen die Bearbeitungsgebühren von Stripe gemäß der Stripe-Preisliste. Maßgeblich für die centgenaue Rundung ist der Betrag auf der Zahlungsseite.

Wie kündige ich die Anzahlung dem Kunden an?

Eine gut angekündigte Anzahlung überrascht niemanden. Nennen Sie sie an drei Stellen:

1. in der Beschreibung der Leistung: „Bei der Buchung wird eine Anzahlung von 30 € verlangt, die vom Preis abgezogen wird“;
2. auf der Buchungsseite, neben dem Link zu Ihren Stornobedingungen (das Formular zeigt außerdem „Jetzt zu zahlende Anzahlung“);
3. in der Bestätigungs-E-Mail, die Anzahlung und Restbetrag angibt.

Geben Sie auch an, was bei einer Stornierung mit der Anzahlung geschieht. Unter Kraft Booking › Termin-Einstellungen, Abschnitt Stornierung und Verschiebung durch den Kunden, legen Sie die Frist für die Online-Stornierung („Online möglich bis (Stunden vorher)“) und den „Einbehalt bei später Stornierung (%)“ fest. Die Erstattung erfolgt nicht automatisch: Sie wird über die Buchungsakte ausgelöst (Erstatten), die Servicegebühr wird anteilig erstattet.

Häufige Fragen

Kann ich eine Anzahlung nur von Neukunden verlangen?

Die Anzahlung wird pro Leistung festgelegt, nicht pro Kunde. Sie können eine Leistung „Erste Sitzung“ mit Anzahlung und eine identische Leistung ohne Anzahlung für Stammkunden anlegen und auf einer anderen Seite anbieten.

Kann der Restbetrag automatisch eingezogen werden?

Ja, mit Online-Zahlung: Der Restbetrag ist am Tag des Termins fällig und folgt derselben Zahlungslogik wie Aufenthalte (Belastung der hinterlegten Karte). Ohne Online-Zahlung wird nichts eingezogen: Erfassen Sie die vor Ort erhaltene Zahlung mit Offline-Zahlung hinzufügen in der Buchungsakte.

Wird die Anzahlung erstattet, wenn ich selbst absage?

Wenn Sie einen Termin absagen, gibt es keinen Grund, die Anzahlung zu behalten: Erstatten Sie sie über die Buchungsakte. Dasselbe gilt für jeden Teilnehmer einer abgesagten Gruppensitzung.