Comment demander un acompte pour un rendez-vous ?

Pour demander un acompte sur un rendez-vous, indiquez dans la fiche de la prestation un Acompte à la réservation (%) inférieur à 100 : le client règle cette part du prix par carte en réservant, et le solde est dû le jour du rendez-vous. Avec GDA Kraft Booking, l'extension WordPress de Global Digital Agency, ce pourcentage se règle prestation par prestation ; le paiement en ligne lui-même s'active dans le module de prise de rendez-vous. L'essentiel est d'annoncer clairement le montant et la règle de remboursement avant que le client ne réserve.

Qu'est-ce qu'un acompte de rendez-vous ?

Un acompte est une partie du prix versée d'avance, déduite du montant total le jour de la prestation. Le solde est ce qui reste à payer ensuite. Le prépaiement (ou paiement intégral) consiste à régler la totalité à la réservation.

Juridiquement, la qualification de la somme compte : en France, une somme versée d'avance sans précision est présumée constituer des arrhes, avec des conséquences différentes en cas d'annulation. Voir Acompte ou arrhes : quelle différence ? et rédigez vos conditions en conséquence.

Quels modes de règlement sont possibles ?

Deux réglages se combinent : Acompte à la réservation (%) dans Kraft Booking › Prestations, et l'option Paiement du module de prise de rendez-vous (« Paiement en ligne (Stripe / Kraft Pay) » ou « Sans paiement en ligne (confirmation directe) ») :

Le paiement en ligne passe par Kraft Pay (Stripe) : carte, Apple Pay, Google Pay, avec authentification 3-D Secure si la banque l'exige. Il faut un site relié au compte Kraft GDA gratuit (aucune carte bancaire demandée à l'inscription ; l'édition téléchargée depuis l'espace client inclut tout, aucun add-on à installer), puis des paiements activés : l'activation passe par le parcours Kraft Pay, au cours duquel vous créez votre propre compte Stripe ou vous connectez à Stripe. Voir Activer les paiements Stripe.

Quand un acompte est-il pertinent ?

L'acompte a un coût commercial : une étape de paiement en plus. Il se justifie quand le créneau perdu coûte cher :

• la prestation dure longtemps ou occupe un intervenant une demi-journée ;
• vous engagez des frais avant le rendez-vous (produits commandés, préparation, déplacement) ;
• la demande est forte et chaque créneau vide est un client refusé ;
• le client réserve pour la première fois.

À l'inverse, pour une prestation de 20 minutes réservée par des habitués, des rappels par e-mail suffisent souvent. Les autres leviers sont comparés dans Comment réduire les rendez-vous non honorés ?.

Que coûte un acompte encaissé en ligne ?

Les frais de service de GDA Kraft Booking s'appliquent aux rendez-vous réservés avec paiement en ligne : 0,9 %, ramenés à 0,45 % jusqu'au 30 juin 2027 (offre de lancement). Ils sont calculés sur le prix de la prestation et ajoutés au total, sur une ligne « Frais de service » visible par le client ; l'acompte est un pourcentage de ce total. Un rendez-vous pris sans paiement en ligne (« Sans paiement en ligne (confirmation directe) ») ne supporte aucun frais.

Exemple fictif : une prestation à 120 € avec un acompte de 25 %.

Les frais de traitement de Stripe s'ajoutent, selon la grille tarifaire de Stripe. L'arrondi exact au centime est celui affiché sur la page de paiement.

Comment annoncer l'acompte au client ?

Un acompte bien annoncé ne surprend personne. Indiquez-le à trois endroits :

1. dans la description de la prestation : « Un acompte de 30 € est demandé à la réservation, déduit du prix » ;
2. sur la page de réservation, à côté du lien vers vos conditions d'annulation (le formulaire affiche aussi « Acompte à régler maintenant ») ;
3. dans l'e-mail de confirmation, qui indique l'acompte et le solde.

Précisez aussi ce que devient l'acompte en cas d'annulation. Dans Kraft Booking › Réglages RDV, section Annulation et report par le client, vous fixez le délai d'annulation en ligne (« Possible en ligne jusqu'à (heures avant) ») et la « Retenue en cas d'annulation tardive (%) ». Le remboursement n'est pas automatique : il se fait depuis la fiche réservation (Rembourser), frais de service remboursés au prorata.

Questions fréquentes

Puis-je demander un acompte seulement aux nouveaux clients ?

L'acompte se règle par prestation, pas par client. Vous pouvez créer une prestation « Première séance » avec acompte et une prestation identique sans acompte pour les habitués, présentée sur une autre page.

Le solde peut-il être prélevé automatiquement ?

Oui, avec le paiement en ligne : le solde a pour échéance le jour du rendez-vous et suit le même moteur de paiement que les séjours (prélèvement sur la carte enregistrée). Sans paiement en ligne, rien n'est prélevé : enregistrez le règlement reçu sur place avec Ajouter un règlement hors ligne dans la fiche réservation.

L'acompte est-il remboursé si j'annule moi-même ?

Si vous annulez un rendez-vous, rien ne justifie de conserver l'acompte : remboursez-le depuis la fiche réservation. Il en va de même pour chaque participant d'une séance de groupe annulée.