Gästeportal und Rechnungen

Ihre Gäste rufen ihre Buchung über einen sicheren Link auf und finden dort ihren Aufenthalt, ihre Dokumente (Bestätigung, Rechnungen, Gutschriften) und ihre Nachrichten.

Jede Buchung gibt Zugang zu einem Gästeportal (dem Gästebereich auf der automatisch erstellten Seite „Mein Aufenthalt“): einer sicheren Seite Ihrer Website, auf der der Gast seinen Aufenthalt, seine Dokumente und seinen Austausch mit Ihnen findet. Die Dokumente, die Sie ausstellen (Bestätigung, Rechnung, Gutschrift), erscheinen dort sofort nach der Ausstellung, mit einer automatisch vergebenen Nummer.

Zugang zum Portal

Der Gast muss kein Konto anlegen und sich kein Passwort merken. Es gibt zwei Zugänge:

Aus seinen E-Mails: Die Bestätigungs-E-Mail enthält eine Schaltfläche „Meinen Gästebereich öffnen“, die folgenden E-Mails (Erinnerungen, Erstattung, Nachrichten) einen Link zu seiner Buchungsakte. Dieser sichere Link gehört zur jeweiligen Buchung.
Mit einem Anmeldelink: Auf der Seite „Mein Aufenthalt“ gibt er „Ihre E-Mail-Adresse“ ein und klickt auf „Meinen Anmeldelink erhalten“. Er erhält einen 30 Minuten gültigen, nur einmal nutzbaren Link, der die Liste seiner Aufenthalte öffnet.

Hat der Gast die E-Mail verloren, klicken Sie oben in der Buchungsakte (Kraft Booking › Buchungen › „Öffnen“) auf „Gast-E-Mail erneut senden“. Im Reiter „03 Nachrichten“ der Buchungsakte zeigt Ihnen „Gästebereich öffnen ↗“, was der Gast sieht.

Der Link ist persönlich: Raten Sie dem Gast, ihn nicht weiterzuleiten. Der Link einer Buchung läuft 90 Tage nach dem Abreisedatum ab.

Was der Gast dort findet

Rubrik	Inhalt
Aufenthalt	Unterkunft, Daten, Einheit, Status, Anzahl der Gäste und Gesamtbetrag, einschließlich der Zeile „Servicegebühr“, wenn sie anfällt.
Dokumente	Bestätigung, Rechnungen und Gutschriften, die Sie ausgestellt haben, zum Öffnen und Drucken.
Nachrichten	Ihr Austausch; der Gast schreibt Ihnen über „An die Unterkunft schreiben“ › „Nachricht senden“.
Ihre Bewertung	Nach einem abgeschlossenen Aufenthalt ein Formular für eine Note und einen Kommentar.

Das Portal wird in der Sprache des Gastes angezeigt (siehe Mehrsprachige Websites) und fügt sich in das Erscheinungsbild Ihres Themes ein.

Und der Restbetrag?

Im Portal kann der Restbetrag derzeit nicht bezahlt werden. Sieht der Tarifplan eine Anzahlung vor, wird der Restbetrag bei Fälligkeit automatisch von der bei der Anzahlung gespeicherten Karte eingezogen. Schlägt der Einzug fehl oder verlangt die Bank eine 3-D-Secure-Authentifizierung, erhält der Gast die E-Mail „Der Restbetrag Ihrer Buchung ist zu begleichen“ mit einer Schaltfläche „Restbetrag begleichen“.

Wie Anzahlung und automatischer Einzug funktionieren, ist in Anzahlung, Restbetrag und Kurtaxe beschrieben.

Bestätigung, Rechnungen und Gutschriften

Bestätigung: wird automatisch ausgestellt, sobald die Buchung bestätigt ist.
Rechnung und Gutschrift: stellen Sie selbst in der Buchungsakte aus, Reiter „04 Dokumente“: Wählen Sie den Typ („Bestätigung“, „Rechnung“ oder „Gutschrift“) › „Dokument ausstellen“, dann „Ansehen / drucken“ („Drucken / als PDF speichern“). Eine Erstattung stellt nicht automatisch eine Gutschrift aus.
Kraft Console › „Rechnungen“: „Aufenthalt abrechnen“ bereitet eine Rechnung aus der Buchung vor, „Gutschrift ausstellen“ korrigiert eine Rechnung, „Per E-Mail senden“ schickt das PDF an den Gast.

Die Dokumente werden bei der Ausstellung festgeschrieben und erscheinen sofort im Portal des Gastes und im Reiter „04 Dokumente“ der Buchungsakte.

Nummerierung

Jedes Dokument erhält automatisch eine eindeutige Nummer in einer jährlichen Folge: DKB-2026-000001 für Bestätigungen und Rechnungen, AVO-2026-000002 für Gutschriften. Das Format (Präfix, Startnummer) lässt sich derzeit nicht einstellen.

Eine ausgestellte Rechnung kann nicht mehr geändert werden: Jede Korrektur erfolgt über eine Gutschrift und anschließend eine neue Rechnung.

Pflichtangaben

Die Dokumente übernehmen die Angaben unter Kraft Booking › Einstellungen › „Identität der Dokumente“:

„Rechtlicher / Handelsname“, „SIREN / Registernummer“, „USt-IdNr.“ und „Adresse“;
„Fußzeilenvermerk des Dokuments“, zum Beispiel der Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung, wenn Sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind;
„Vermerk „Servicegebühr“ (Kraft Pay) auf den Dokumenten“;
„Logo des Dokuments (URL)“, „Akzentfarbe“ und „Markenname (Kopfzeile)“.

Sie führen den Aufenthalt (Unterkunft, Einheit, Daten, Gäste), die Beträge (Unterkunft, Leistungen und Gebühren, Steuern, Gesamtbetrag), die Servicegebühr in einer eigenen Zeile, wenn sie anfällt, und die Buchungsreferenz auf.

Die vorgeschlagenen Standardangaben sind Vorlagen. Prüfen Sie sie mit Ihrem Steuerberater, insbesondere den für Ihre Tätigkeit und Ihre Extras geltenden Mehrwertsteuersatz.

Buchhaltungsexport

In der Kraft Console › „Rechnungen“ erstellt „CSV exportieren“ das Verkaufsjournal (Rechnungen und Gutschriften der Auswahl) mit Nettobetrag, Mehrwertsteuer, Kurtaxe und Bruttobetrag jedes Dokuments. In WordPress exportiert Kraft Booking › Buchungen › „Zahlungen exportieren“ die Zahlungseingänge. Die Servicegebühren sind außerdem in der Rubrik „Einnahmen und Provisionen“ Ihres Eigentümerbereichs aufgeschlüsselt.

Das Wichtigste

Das Portal öffnet sich über den sicheren Link in den E-Mails oder einen 30 Minuten gültigen Anmeldelink, ohne Konto und Passwort.
Der Gast sieht dort seinen Aufenthalt, seine Dokumente und Nachrichten; den Restbetrag kann er dort derzeit nicht bezahlen.
Die Bestätigung wird automatisch ausgestellt; Rechnungen und Gutschriften stellen Sie im Reiter „04 Dokumente“ der Buchungsakte oder in der Kraft Console › „Rechnungen“ aus.
Die Pflichtangaben (Mehrwertsteuer, Identität) werden unter Einstellungen › „Identität der Dokumente“ festgelegt.