Checklist : que vérifier avant d'ouvrir les réservations en ligne ?

Avant d'ouvrir les réservations en ligne, vérifiez cinq familles de points : la technique (HTTPS, tâche cron, e-mails, sauvegardes), le paiement, les tarifs et disponibilités, les textes légaux, puis une réservation test complète. Cette checklist a été pensée pour GDA Kraft Booking, l'extension de Global Digital Agency, mais la plupart des contrôles valent pour n'importe quel outil de réservation. Dans Kraft Booking, le guide « MISE EN LIGNE » du Tableau de bord reprend les étapes essentielles, jusqu'à « Ouvrir les réservations au public ». Prévoyez une à deux heures et cochez chaque ligne.

Pourquoi faire une checklist ?

Une erreur de réglage se découvre rarement en testant soi-même une fois : elle apparaît avec le premier vrai client, un dimanche soir, sous la forme d'un e-mail jamais reçu ou d'un prix faux. Une checklist de lancement est une liste fermée de contrôles, faite dans un ordre précis, qui évite d'oublier un point évident.

1. Technique

Le détail des réglages cron et e-mail est dans Dépannage.

2. Paiement

Cette partie concerne le paiement en ligne avec Kraft Pay. Si vous ouvrez avec des demandes de réservation sans paiement en ligne, vérifiez plutôt que vos instructions de virement figurent dans vos e-mails (Réglages › « Design et contenu des e-mails », bloc « Demande de réservation reçue »).

• La carte « Paiements en ligne » de Kraft Booking › Kraft GDA affiche « Paiements actifs » (voir Activer les paiements Stripe).
• L'acompte et le délai de prélèvement du solde sont réglés pour chaque plan tarifaire (onglet « Tarifs & saisons » de la fiche, panneau « Acompte et solde » : « Acompte (%) », « Solde dû avant arrivée (jours) »), et ils correspondent à ce qu'annoncent vos CGV.
• Le formulaire de réservation est réglé sur « Paiement en ligne (Stripe / Kraft Pay) » là où vous voulez encaisser en ligne, et sur « Sans paiement en ligne (confirmation directe) » là où vous encaissez sur place.
• Vous savez où suivre les soldes : onglet « 05 Paiements » de chaque dossier dans Kraft Booking › Réservations, et Réglages › « Rappels automatiques » pour le rappel de solde.
• Vous avez lu le fonctionnement des frais : 0,9 % par paiement en ligne, ramenés à 0,45 % jusqu'au 30 juin 2027, payés par le voyageur (ligne « Frais de service » ajoutée au total), plus les frais Stripe.

3. Tarifs et disponibilités

• Chaque hébergement a un tarif de base et des saisons couvrant au moins les douze prochains mois.
• Les durées minimales et jours d'arrivée sont cohérents avec vos annonces sur les plateformes.
• Les services obligatoires (ménage, par exemple) ont bien la case « Obligatoire » cochée dans l'onglet « Services ».
• La taxe de séjour est configurée selon les règles de votre commune (onglet « Services », panneau « Taxe de séjour »).
• Le « Simulateur de devis » de Kraft Console (vue « Tarifs ») donne le bon prix sur trois cas : un week-end en basse saison, une semaine en haute saison, un séjour à cheval sur deux saisons.
• Les flux iCal sont importés (Planning & tarifs › « Synchronisations » › « Historique & alertes ») ; le lien « Flux sortant » est collé sur chaque plateforme.
• Pour les rendez-vous : horaires, pauses, absences, délai minimal et horizon de réservation sont réglés (voir Configurer les rendez-vous).

4. Textes légaux et informations voyageur

Ces textes dépendent de votre statut et de votre commune : faites-les relire par un professionnel.

• Mentions légales : identité de l'exploitant, coordonnées, hébergeur du site.
• Conditions générales de vente : prix, acompte ou arrhes, solde, annulation, remboursement. La différence entre acompte et arrhes a des conséquences juridiques : voir Acompte ou arrhes : quelle différence ?.
• Politique de confidentialité : finalités, durées de conservation, Stripe comme prestataire de paiement. Les données voyageurs peuvent être exportées ou effacées avec les outils de confidentialité de WordPress.
• Les mentions des documents sont renseignées dans Kraft Booking › Réglages › « Identité des documents » (nom légal, SIREN, TVA intracommunautaire, adresse, mention de pied de document, par exemple la franchise en base de TVA).
• Le numéro d'enregistrement du meublé de tourisme est affiché dans la description de l'hébergement si votre commune l'exige.
• L'adresse (onglet « 03 Localisation ») et les heures d'arrivée et de départ (onglet « 05 Réservation ») sont renseignées : elles sont reprises dans les e-mails de rappel avant l'arrivée.

5. Réservation test de bout en bout

Faites une vraie réservation, comme un client, depuis un navigateur en navigation privée.

1. Choisissez des dates ou un créneau sur le site public.
2. Vérifiez le détail du prix ligne par ligne avant paiement.
3. Payez avec un vrai moyen de paiement, pour un petit montant si possible.
4. Contrôlez l'e-mail de confirmation : montants, bouton « Ouvrir mon espace voyageur ».
5. Ouvrez l'espace voyageur : séjour, total, documents (dont la confirmation), messages.
6. Vérifiez la réservation dans l'administration, et dans Kraft Console si vous l'utilisez.
7. Vérifiez que les dates sont bloquées sur les plateformes après leur prochaine relecture de votre calendrier.
8. Annulez la réservation test (« Annuler la réservation ») puis remboursez-la (onglet « 05 Paiements » › « Rembourser ») : l'annulation ne rembourse pas automatiquement. Les frais de service sont remboursés au prorata ; émettez l'avoir depuis l'onglet « 04 Documents » (« Émettre le document »).

Une copie de préproduction servie depuis un autre domaine passe automatiquement en lecture seule : elle ne peut pas encaisser. Le test de bout en bout se fait donc sur le site de production, ou sur un site de test séparé déclaré dans « Mes sites » (voir Mode lecture seule et reconnexion).

6. Le jour de l'ouverture

• Passez Kraft Booking › Réglages › « Paramètres généraux » › « État du moteur public » de « Recette » à « Production » une fois la réservation d'essai validée.
• Annoncez l'ouverture à vos anciens clients, avec leur accord pour être contactés.
• Surveillez votre boîte e-mail et Kraft Console plus souvent la première semaine.
• Notez chaque question reçue : elle indique une information manquante sur votre site.

Questions fréquentes

Puis-je ouvrir les réservations sans paiement en ligne ?

Oui. L'extension gère les demandes de réservation sans paiement en ligne et les réservations manuelles ; les paiements reçus par virement, chèque ou espèces s'enregistrent avec « Ajouter un règlement hors ligne » et ne supportent aucun frais de service.

Pourquoi tester avec un vrai paiement ?

Parce que seul un vrai paiement vérifie toute la chaîne : page Stripe, retour sur le site, e-mail, facture et blocage du calendrier. Un remboursement immédiat permet de le faire à faible coût.

Que faire si l'e-mail de confirmation n'arrive pas pendant le test ?

Vérifiez d'abord le dossier des indésirables, puis renvoyez-le depuis le dossier de réservation (bouton « Renvoyer l'e-mail voyageur »). Si l'e-mail n'est jamais parti, configurez une extension SMTP, comme expliqué dans l'article Dépannage.

Faut-il refaire la checklist après chaque modification ?

Pas en entier. Refaites la partie concernée : le simulateur de devis après une modification de saison, un e-mail de test après un changement de messagerie, une réservation test après une mise à jour majeure.