Deux réservations sur les mêmes dates : que faire ?

Conflit de réservation : identifier la première arrivée, proposer une solution au voyageur, rembourser via Kraft Pay et corriger la cause du chevauchement.

Lorsque deux réservations se chevauchent sur le même logement, agissez vite et dans cet ordre : identifier la réservation arrivée en premier, contacter le voyageur à reloger avant qu'il ne le découvre lui-même, lui proposer une solution (autres dates, autre logement, remboursement), puis corriger la cause. GDA Kraft Booking n'importe pas un événement iCal qui chevauche une réservation déjà présente : il le compte comme conflit dans Planning & tarifs › Synchronisations › Historique & alertes. Plus le délai avant l'arrivée est long, plus les solutions sont nombreuses.

Étape 1 : confirmer le conflit

Ouvrez Kraft Booking › Planning & tarifs, onglet Synchronisations : dans Historique & alertes, la colonne « Créés / MàJ / Annulés / Conflits » indique si un événement importé a été ignoré. La réservation de la plateforme n'apparaît alors pas sur votre site : comparez le calendrier de la plateforme avec la réservation présente dans Kraft Booking › Réservations (prise sur votre site ou importée comme blocage externe depuis une autre plateforme).
Vérifiez qu'il s'agit d'un vrai chevauchement : un départ et une arrivée le même jour ne sont pas un conflit, la nuit du départ n'étant pas occupée.
Notez l'heure de chaque réservation : sur votre site dans la fiche de réservation, sur la plateforme dans son interface.
Contrôlez que le blocage externe n'est pas obsolète (annonce supprimée, ancien flux).

Étape 2 : décider quelle réservation honorer

Critère	À considérer
Ordre d'arrivée	La réservation la plus ancienne a généralement la priorité
Conditions de la plateforme	Annuler côté hôte sur une plateforme peut entraîner des pénalités ou affecter votre annonce : consultez ses règles
Conditions de votre site	Ce que prévoient vos conditions en cas d'annulation par vous, et la nature des sommes versées
Situation du voyageur	Distance, dates proches, voyage déjà organisé

Si la réservation à annuler est sur votre site et que les sommes versées sont des arrhes, la loi prévoit leur restitution au double lorsqu'un professionnel renonce au contrat avec un consommateur : voir Acompte ou arrhes : quelle différence ?. Faites-vous conseiller en cas de doute.

Étape 3 : prévenir le voyageur

Appelez-le si possible, puis confirmez par écrit. Exemple de message :

Bonjour, nous avons constaté un problème de calendrier sur votre séjour du [dates] : ces dates ont été réservées deux fois à la suite d'un délai de synchronisation entre plateformes. Nous en sommes désolés. Nous pouvons vous proposer [autres dates / un logement équivalent / le remboursement intégral de votre paiement]. Dites-nous ce qui vous convient le mieux ; nous restons joignables au [téléphone].

Restez factuel, proposez au moins deux options et donnez un délai de réponse.

Étape 4 : rembourser ou modifier

Remboursement d'une réservation payée en ligne : par Kraft Pay, avec frais de service remboursés au prorata ; émettez ensuite un avoir depuis l'onglet « 04 Documents » du dossier. Voir Rembourser une réservation.
Report de dates : vérifiez la disponibilité réelle sur toutes les plateformes avant de confirmer.
Réservation de plateforme : l'annulation se fait sur la plateforme elle-même ; le blocage disparaît de votre site à la relecture suivante du flux.

Conservez une trace écrite des échanges et des montants restitués.

Étape 5 : supprimer la cause

Un conflit vient presque toujours du délai de synchronisation iCal ou d'un flux mal configuré. Vérifiez :

que chaque flux importé se synchronise (date de dernière synchronisation récente) : voir Une réservation Airbnb n'est pas bloquée sur mon site ;
que l'URL d'export de votre site est bien enregistrée sur chaque plateforme ;
que la tâche planifiée de WordPress s'exécute régulièrement ;
que des jours tampons et l'acompte immédiat sont en place.

Les mesures préventives sont détaillées dans Éviter les doubles réservations.

Questions fréquentes

GDA Kraft Booking peut-il empêcher totalement les doubles réservations ?

Il bloque immédiatement les dates réservées sur votre site et relit les flux iCal toutes les 15 minutes, mais aucun outil fondé sur iCal ne supprime totalement le risque, car les plateformes relisent votre calendrier à leur propre rythme.

Quelle réservation dois-je garder ?

En général la plus ancienne. Tenez compte aussi des conditions de chaque plateforme, de vos propres conditions et de la situation des voyageurs.

Dois-je annuler sur Airbnb ou sur mon site ?

Annulez là où la réservation a été prise. Une réservation Airbnb s'annule sur Airbnb, selon ses règles applicables aux hôtes ; une réservation de votre site se rembourse par Kraft Pay.

Le blocage externe disparaîtra-t-il seul après l'annulation sur la plateforme ?

Oui, à la relecture suivante du flux. Vous pouvez cliquer sur Synchroniser dans Planning & tarifs › Synchronisations pour accélérer la mise à jour.