¿Cómo organizar la reserva online de clases colectivas y talleres?

Para vender clases colectivas o talleres online, cada sesión debe tener una fecha fija, un aforo y, idealmente, un umbral mínimo de participantes decidido de antemano. GDA Kraft Booking, la extensión de WordPress de Global Digital Agency, gestiona estas clases como sesiones de grupo: plazas limitadas, sesiones con fecha, reserva de varias plazas y lista de espera automática. Este artículo trata del diseño del programa; los ajustes técnicos están en Sesiones de grupo, lista de espera y recordatorios. Las sesiones de grupo forman parte del modo citas, incluido en la edición descargada desde el área de cliente de Kraft GDA (cuenta gratuita, sin tarjeta bancaria al registrarse): no hay ningún complemento que instalar.

Clase, taller, curso intensivo: ¿qué diferencias hay para la reserva?

La clase recurrente y el taller puntual corresponden directamente a las sesiones de grupo. Para el curso intensivo y el ciclo, véase más abajo: la inscripción de una sola vez en una serie de sesiones no forma parte de las funciones disponibles a día de hoy.

¿Cómo fijar el aforo y el mínimo de participantes?

El aforo es el número máximo de plazas de una sesión: se ajusta en el servicio (Aforo (plazas por franja), más de 1 = sesión de grupo) y, para una sesión con fecha, en el campo Plazas de la sesión. El mínimo de participantes es el umbral por debajo del cual usted decide anular: la extensión no lo gestiona, le corresponde seguirlo en Kraft Booking › Citas.

Para el aforo, parta de la restricción más fuerte: superficie de la sala, número de puestos o esterillas, material disponible, calidad de la atención. Para el mínimo, haga un cálculo de rentabilidad sencillo.

Ejemplo ficticio de un taller a 35 € la plaza:

Con un aforo de 12 y un mínimo de 7, sabe exactamente cuándo merece la pena mantener el taller.

¿Cuándo decidir anular una sesión?

Decida una fecha límite y anúnciela en la descripción: «El taller se confirma a partir de 7 inscritos; si no, se anula 72 horas antes y se reembolsa íntegramente.» Este plazo da tiempo a los participantes para organizarse y a usted para anular la sala.

No hay ningún botón para anular una sesión completa: en Kraft Booking › Citas, anule cada cita de la sesión (Mover / anular › Anular); cada participante recibe un aviso por correo. Después, reembólselos desde su ficha de reserva (Reembolsar): los reembolsos en línea conllevan el reembolso a prorrata de las tarifas de servicio.

¿Cómo planificar un programa recurrente?

No hay recurrencia automática. Para una clase semanal, elija en el servicio la Planificación «Solo sesiones con fecha (eventos)» y añada cada fecha en la sección Sesiones con fecha (Añadir la sesión), por ejemplo cada martes a las 18 h hasta finales de junio. Otra posibilidad: mantenga «Según los horarios del equipo» y abra en los horarios del profesional una franja que corresponda a la clase, con un Paso de la cuadrícula igual a la duración de la clase.

Buenas prácticas:

• planifique por periodo (trimestre o temporada) en lugar de indefinidamente, para controlar las vacaciones y los cambios de horario;
• no añada sesiones en festivos y vacaciones, o bloquéelos con una ausencia;
• cree un servicio por nivel (principiante, intermedio) si los públicos no se mezclan: cada nivel tiene su aforo y su descripción.

¿Cómo gestionar un curso intensivo o un ciclo de varias sesiones?

Los bonos, abonos e inscripciones a una serie completa no forman parte de las funciones disponibles a día de hoy. Siguen siendo posibles dos organizaciones:

1. Una sesión que representa el curso intensivo: cree una sesión única cuya descripción indique todas las fechas y horarios. El participante reserva una plaza para el conjunto. En la agenda, la sesión solo ocupa su propio horario: bloquee los días siguientes con una ausencia del profesional para que no se reserve ninguna otra cita.
2. Reserva sesión por sesión: para un ciclo, el participante reserva cada sesión. Es más flexible para él, pero nada garantiza que siga toda la serie.

Si factura un ciclo fuera de la extensión (por transferencia, por ejemplo), los pagos fuera de línea que registra manualmente no conllevan ninguna tarifa de servicio.

¿Cuántas plazas por reserva?

En una sesión de grupo, el cliente elige el número de plazas que reserva, dentro del límite de las plazas restantes y del aforo; no existe un máximo por reserva distinto. El precio se multiplica por el número de plazas.

• Para un taller padres-hijos o entre amigos, varias plazas por reserva son lo natural.
• Para una clase colectiva de adultos, pida en la descripción una reserva por persona, para que cada inscripción corresponda a una persona identificada.

Las tarifas diferenciadas dentro de una misma sesión (adulto y niño, por ejemplo) no están disponibles: se aplica un único precio por plaza.

¿Cómo ocupar las plazas liberadas?

Cuando no hay ninguna franja disponible el día elegido, el formulario propone a los visitantes dejar su correo (botón Avisarme), sin pagar. En cada anulación o cambio, los 3 primeros inscritos reciben un aviso por correo al mismo tiempo; la plaza no queda reservada para ellos y la obtiene el primero que reserva. Combinada con las reglas de anulación por parte del cliente, la lista de espera limita las plazas vacías; consulte ¿Cómo reducir las ausencias a las citas?.

¿Qué modo de pago elegir?

Para una sesión con plazas limitadas, el pago íntegro en la reserva («Anticipo en la reserva (%)» a 100) es lo más coherente: una plaza reservada y no pagada bloquea a otro participante. Las tarifas de servicio son del 0,9 %, reducidas al 0,45 % hasta el 30 de junio de 2027, más las comisiones de Stripe (consulte Tarifas). Para clases dirigidas a visitantes extranjeros, consulte también Reserva de visitas y actividades.

Preguntas frecuentes

¿Puedo vender un abono trimestral?

Los abonos no forman parte de las funciones disponibles a día de hoy. El participante reserva cada sesión, o usted gestiona el abono fuera de línea.

¿Ve el participante el número de plazas restantes?

Sí. En una sesión de grupo, cada horario muestra el número de plazas restantes.

¿Qué ocurre si anulo una clase por enfermedad?

Anule cada cita de la sesión en Kraft Booking › Citas: los participantes reciben un aviso por correo. Después, reembólselos desde su ficha de reserva.

¿Puedo modificar una sola fecha de un programa?

Sí: cada sesión con fecha se añade por separado, no hay ninguna serie que modificar. Para mover a un participante, use Mover en Kraft Booking › Citas.