Comment gérer le planning d'une équipe de plusieurs intervenants ?

Pour gérer une équipe, créez un intervenant par personne, cochez les prestations qu'elle sait réaliser, saisissez ses horaires et ses absences : les créneaux proposés aux clients sont calculés pour chacun. Avec GDA Kraft Booking, l'extension WordPress de Global Digital Agency, le client peut choisir une personne précise ou indiquer « Peu importe », et chaque intervenant lié à un compte « Équipe » ne voit que son propre planning. Cet article explique comment organiser l'équipe ; le paramétrage de base est dans Configurer les rendez-vous. Le mode rendez-vous est inclus dans l'édition téléchargée depuis l'espace client du compte Kraft GDA gratuit (sans carte bancaire à l'inscription) : aucun add-on à installer.

Comment modéliser votre équipe ?

Avant de saisir quoi que ce soit, dressez une matrice des compétences : qui fait quoi. C'est elle qui détermine les créneaux proposés.

Exemple fictif d'un institut de trois personnes :

Dans GDA Kraft Booking, cette matrice se traduit directement : dans Kraft Booking › Équipe et horaires, la fiche de chaque personne comporte la liste des Prestations assurées (on peut aussi cocher les intervenants dans la prestation). Un client qui choisit le « Soin signature » ne verra que les créneaux de Camille.

Une personne ou une ressource ?

Un intervenant peut être une personne ou une ressource (une cabine, une salle, un équipement) : c'est ce qui porte un planning (Ajouter un intervenant ou une ressource). Si votre contrainte principale est une salle unique partagée par plusieurs praticiens, réfléchissez à ce qui limite réellement vos rendez-vous. La réservation simultanée d'une personne et d'une salle distincte n'est pas disponible : choisissez l'élément le plus contraignant comme intervenant.

Comment saisir les horaires de chacun ?

Dans Équipe et horaires, cliquez sur Modifier à côté de la personne. Dans Horaires hebdomadaires, vous définissez pour chaque jour une ou plusieurs plages de travail et des pauses (format « 09:00-12:00, 14:00-18:00 »), puis Enregistrer les horaires. La section Absences et congés bloque des dates ou des heures (congés, formation, rendez-vous personnel), pour la personne ou pour Toute l'équipe (fermeture). Les tampons, eux, se règlent dans chaque prestation.

Bonnes pratiques d'équipe :

• une seule personne met à jour les horaires de référence, pour éviter les écrasements ;
• les absences sont saisies dès qu'elles sont connues, pas la veille : un client a peut-être déjà réservé ce jour-là ;
• pour un temps partiel, saisissez uniquement les plages travaillées, plutôt que des absences chaque semaine ;
• revoyez les horaires avant chaque changement de saison (horaires d'été, fermeture annuelle).

Saisir une absence n'annule pas un rendez-vous déjà pris. Vérifiez l'agenda de la période et déplacez les rendez-vous concernés : le client est prévenu par e-mail à chaque changement.

Que se passe-t-il quand le client choisit « Peu importe » ?

Le formulaire propose les étapes suivantes : la prestation, l'intervenant (« Avec qui ? ») ou la carte « Peu importe » (« Premier intervenant disponible »), puis la date et l'heure. L'option « Peu importe » évite au client de choisir une personne : il voit les créneaux disponibles de toute l'équipe pour la prestation, ce qui élargit le choix d'horaires.

Quand l'utiliser en pratique :

• si vos intervenants ont un niveau équivalent sur la prestation, mettez « Peu importe » en avant ;
• si les clients viennent pour une personne précise (relation suivie), créez une page par intervenant avec le module pré-sélectionné sur elle (« Intervenant (ID, 0 = au choix) ») ;
• pour supprimer l'étape de choix, décochez « Proposer le choix de l'intervenant » dans le module.

Un rendez-vous « Peu importe » est attribué, parmi les intervenants libres sur ce créneau, à celui qui a le moins de rendez-vous ce jour-là, puis selon l'Ordre défini dans les fiches.

Comment chaque intervenant suit-il ses rendez-vous ?

Trois outils se complètent :

1. Les e-mails : chaque intervenant a un E-mail (notifications) dans sa fiche et reçoit les nouveaux rendez-vous, reports et annulations le concernant si Prévenir l'intervenant par e-mail est coché dans Kraft Booking › Réglages RDV (activé par défaut). Il n'y a pas de récapitulatif quotidien.
2. Son planning : en liant l'intervenant à un Compte WordPress (facultatif) avec le rôle « Équipe DiviKraft », il ouvre Kraft Booking › Rendez-vous et ne voit que son propre planning. Il peut aussi abonner Google Agenda, Outlook ou Apple Calendrier à son Flux iCal personnel (lecture seule).
3. L'agenda : Kraft Booking › Rendez-vous affiche la journée ou la semaine, filtrable par intervenant, pour la personne qui coordonne. On y crée un rendez-vous pris au téléphone (Nouveau rendez-vous), on le Déplace (éventuellement vers un autre intervenant), on l'Annule ou on le marque Arrivé, Absent ou Terminé.

Quels rôles donner à qui ?

Créez un compte WordPress nominatif par personne, jamais un compte partagé. Quand quelqu'un quitte l'équipe, décochez Actif (réservable en ligne) sur sa fiche, supprimez ou désactivez son compte et retirez-le des prestations, après avoir réaffecté ses rendez-vous à venir.

Comment éviter les erreurs fréquentes ?

• Intervenant sans prestation cochée : il n'apparaît jamais dans le formulaire.
• Prestation sans intervenant : aucun créneau ne s'affiche ; voir Aucun créneau de rendez-vous disponible.
• Tampons trop longs : ils se règlent par prestation et espacent les rendez-vous ; harmonisez-les pour éviter des journées fragmentées.
• Adresse de notification erronée : faites une réservation de test et vérifiez que l'intervenant reçoit bien l'e-mail.

Questions fréquentes

Chaque intervenant peut-il voir le planning des autres ?

Avec un compte « Équipe » lié à sa fiche, il ne voit que son propre planning. Les gestionnaires et administrateurs voient l'ensemble.

Un intervenant peut-il travailler sur plusieurs lieux ?

Le lieu se définit sur la prestation (Lieu affiché). Si un intervenant exerce dans deux lieux, créez une prestation par lieu et répartissez ses horaires en conséquence.

Un intervenant est-il prévenu quand un rendez-vous change ?

Oui, si « Prévenir l'intervenant par e-mail » est coché dans Réglages RDV : il reçoit un e-mail à chaque nouveau rendez-vous, report ou annulation, à l'adresse indiquée dans sa fiche. Le client est prévenu lui aussi.

Le nombre d'intervenants est-il limité ?

Aucune limite n'est annoncée. GDA Kraft Booking est gratuit, sans version Pro ; seuls les paiements en ligne supportent des frais de service de 0,9 %, ramenés à 0,45 % jusqu'au 30 juin 2027 (voir Tarifs).